Blagajna knjiga je dnevnik ili knjiga u kojoj se bilježe sve poslovne transakcije. Sama knjiga gotovine obično je organizirana kronološkim redom, a knjiga se rutinski uspoređuje s bankovnim izvodima kako bi se osiguralo da je knjiga točna. Neke tvrtke koriste dvije knjige — jednu za dolazni i jednu za odlazni novac. Postoje i fizički i elektronički oblici ove knjige, a neke tvrtke koriste oba odjednom. Blagajničke knjige također se koriste za unutarnju i vanjsku reviziju, kako bi se osiguralo da novac ne izlazi ilegalno, te kako bi se osiguralo da su svi poslovni izvještaji točni državi ili podružnici.
Sama knjiga blagajne organizirana je na jednostavan način. Svi zapisi su kronološki i obično se upisuju u knjigu kada se transakcija odvija ili ubrzo nakon što je transakcija dovršena, kako bi knjiga bila što točnija. Kako bi bili sigurni da je knjiga točna, menadžeri će obično provjeravati knjigu rutinski, možda jednom dnevno ili jednom tjedno, te će usporediti sve bankovne izvode kako bi se uvjerili da nijedna transakcija nije propuštena i da nijedna transakcija nije bila lažna.
Kako bi transakcije bile odvojene, neke tvrtke će koristiti dvije različite knjige blagajne. Jedan će biti napravljen za sav dolazni novac, dok će drugi biti za odlazni novac. Za tvrtku s velikim brojem transakcija to bi moglo biti idealno, jer će biti lakše pretraživati transakcije i usporediti zapise s bankovnim izvodima.
Kada je koncept blagajničke knjige započeo, bile su dostupne samo papirnate knjige, ali blagajne mogu biti i elektroničke. Fizičku knjigu je možda teže ukrasti jer se knjiga ne može hakirati, ali također može zauzeti puno prostora. Elektronska knjiga zauzima malo prostora i obično korisnicima daje alate i grafikone za bolje bilježenje i prezentiranje novčanih evidencija. Mnoga poduzeća koriste fizičke i elektroničke knjige tako da postoje odvojene evidencije kako bi se zaposlenicima ili menadžerima otežali krađa novca.
Osim praćenja svih poslovnih transakcija, još jedna važna uloga blagajničke knjige je da služi kao alat za reviziju. Revizije mogu biti interne ili vanjske; internu reviziju pokreće tvrtka koja drži knjigu, a vanjsku reviziju pokreće drugi subjekt, kao što je vlada ili povezano društvo. Provjerom gotovinske evidencije, usporedbom evidencije s bankovnim izvodima i prebrojavanjem stvarnog iznosa novca u tvrtki, menadžeri mogu otkriti prijevaru ili zlouporabu novca. Vođenje blagajničkih knjiga također pokazuje da je tvrtka transparentna, što obično dovodi do većeg povjerenja u tvrtku.