Broj narudžbenice (PO) je alfanumerički kod koji se dodjeljuje određenom zahtjevu za kupnju nečega. Poduzeća najčešće interno koriste brojeve narudžbenica za praćenje vlastitih kupnji. Neke će tvrtke, međutim, dodijeliti kodove cijeloj svojoj prodaji i dat će brojeve narudžbenica svojim kupcima kako bi kupci mogli pratiti svoje narudžbe. Ti kodovi mogu biti u bilo kojem alfanumeričkom formatu, a mnoge tvrtke će koristiti određena slova ili brojeve da naznače određene stvari o narudžbi, kao što su ono što se prodaje, lokacija, kupac i datum.
Upotreba unutar tvrtki
U mnogim tvrtkama broj narudžbenice se dodjeljuje nakon što zaposlenik ili odjel podnese zahtjev za narudžbu određene robe ili usluge. Zahtjev se obično službeno podnosi agentu za nabavu koristeći ono što je poznato kao obrazac zahtjeva. Ako je zahtjev odobren, kreira se narudžbenica i dodjeljuje joj se broj narudžbenice. U tom trenutku, narudžba se šalje drugoj tvrtki, koja često bilježi broj narudžbenice kupca za uključivanje u pojedinosti o narudžbi.
Kako prodavač priprema popis za otpremu ili pakiranje koji ide uz narudžbu kupca, broj narudžbenice obično je uključen u pojedinosti. To omogućuje primatelju kupca da provjeri količinu i vrstu isporučene robe te potvrdi da je pošiljka povezana s pravilno ovlaštenom narudžbom. Broj narudžbenice također se pojavljuje na računu i svim drugim dokumentima koje prodavač daje kupcu. Iz ove perspektive, broj narudžbenice ubrzava zakazivanje plaćanja dobavljaču i omogućuje da se roba usmjeri u odgovarajući odjel.
Broj narudžbenice također omogućuje tvrtki da primijeni trošak na proračun odjela koji je naručio. Odjelu za račune također daje potvrdu da je trošak legitiman. Plaćanje se tada može izvršiti prodavaču.
Format
Točna konstrukcija i duljina broja narudžbenice razlikuju se od tvrtke do tvrtke. Mnoge tvrtke koje posluju na više lokacija koristit će prvih nekoliko znakova koda za identifikaciju lokacije koja je izvršila narudžbu, kao što je “CHI” za predstavljanje objekta u Chicagu. Sljedećih nekoliko znakova moglo bi identificirati određeni odjel koji je dao narudžbu, kao što je “RD” koji predstavlja odjel za istraživanje i razvoj. Dakle, broj narudžbenice za narudžbu koju je izdao odjel za istraživanje i razvoj tvrtke u Chicagu može početi s “CHIRD”, nakon čega slijede drugi alfanumerički znakovi koji pružaju više informacija o narudžbi.
Tvrtke obično strukturiraju svoje brojeve narudžbenica na način koji najbolje odgovara njihovim internim sustavima praćenja. Neki također koriste crtice ili razmake, što može pomoći kada samo određene znakove unutar broja narudžbenice treba pročitati za određenu svrhu. Kao odgovor na široku raznolikost duljina i formata koji se mogu koristiti, mnogi dobavljači konfiguriraju polja u svojim bazama podataka za praćenje narudžbi kako bi omogućili korištenje bilo kojeg broja znakova – čak 30 ili više – u broju narudžbenice.