Brojne vrste poduzeća upravljaju svojim poslovima održavanjem računa. To uključuje banke, tvrtke za kreditne kartice i komunalna poduzeća. Računi koje te tvrtke vode zapravo su personalizirane datoteke. Kako bi se jedna datoteka razlikovala od druge, svakoj datoteci općenito se daje broj računa za identifikaciju.
Brojevi računa općenito su vrlo korisni i učinkoviti alati za upravljanje datotekama. Ako osoba ode u banku da otvori tekući račun, treba joj dati broj tekućeg računa. Svrha ovog broja je upravljanje transakcijama koje se posebno odnose na transakcije tog klijenta. Ako treba uplatiti depozit, koristit će svoj broj računa kako bi novac mogao biti dodijeljen njoj, a ne nekom drugom. Ako treba podići sredstva, trebat će joj broj svog računa kako bi osigurala da ne uzima sredstva koja joj ne pripadaju.
Tvrtke koje upravljaju datotekama korisnika pomoću brojeva računa često smatraju da je najlakše identificirati datoteku korisnika pomoću tog broja. Imena, na primjer, mogu stvoriti problem jer može postojati mnogo ljudi s istim imenom. Međutim, brojevi računa trebaju biti jedinstveni. Duplicirani brojevi računa unutar tvrtke općenito su pogreška i mogu stvoriti brojne probleme.
Brojevi računa mogu biti potpuno numerički ili alfa numerički. Svaka tvrtka općenito može odlučiti kako formatirati svoje brojeve računa. Tvrtke općenito strukturiraju te brojeve tako da se broj računa druge tvrtke ne može zamijeniti s njihovim vlastitim. Na primjer, banka bi trebala moći lako identificirati da je napravljena pogreška ako klijent koristi broj računa svoje kreditne kartice.
Ovisno o vrsti računa, može postojati znatan rizik u vezi s gubitkom ili dijeljenjem broja računa. Brojni su razlozi za to. Primarni razlog je taj što klijentova datoteka često sadrži povjerljive podatke kao što su njezin identifikacijski broj, kreditni podaci i kućna adresa. Drugi razlog zašto je zaštita brojeva računa važna je taj što ako stranci dobiju brojeve, mogu dobiti pristup resursima neke osobe, kao što su njezine financije.
Budući da mnoge tvrtke koriste brojeve računa, većina tvrtki nastoji klijentima učiniti pogodnim za upravljanje njima. Oni to čine tako da na izvode i račune koji su im poslani uključuju broj računa svakog kupca. Broj se često ispisuje na svakom čeku kada osoba ima tekući račun. Neke tvrtke izdaju kartice svakom kupcu koje sadrže njezin jedinstveni broj.