Kada je u pitanju upravljanje informacijama o zdravstvenoj skrbi, liječnici i laboratorijski tehničari koriste različite metode za bilježenje njege pacijenata i laboratorijskih bilješki za kasniju referencu u medicinske datoteke. Jedna takva metoda je korištenje C-telefona, koji je digitalni uređaj za snimanje kojem se daljinski pristupa putem telefona kako bi se snimile izgovorene riječi. Ovo je učinkovit način na koji liječnici i drugi zdravstveni djelatnici mogu sigurno zabilježiti informacije tako da im mogu pristupiti transkripcionisti i prenijeti ih u tiskane primjerke putem opreme za diktiranje i transkripciju.
C-telefon je dobio ime po načinu na koji se snimljene bilješke prenose s telefona na digitalni uređaj za snimanje. Spojnica, koja je poseban kabel koji povezuje telefonski sustav sa sustavom za digitalno snimanje, je mjesto odakle dolazi “C” u C-telefonu. Spojnica također omogućuje liječniku ili laboratorijskom tehničaru da snima bilješke putem centraliziranog sustava diktata u bolničkom ili laboratorijskom okruženju ili na sigurnu telefonsku mrežu izvana kojom upravlja služba za transkripciju.
Rad C-telefona je zapravo prilično jednostavan. Liječnik ili laboratorijski stručnjak bira poseban broj koji ga povezuje s uslugom diktata. Jednom kada telefonska linija prihvati poziv, obično putem posebnog koda koji je ukucan u telefonsku tipkovnicu, spojnica povezuje telefonsku liniju s uređajem za digitalno diktiranje i mogu se unijeti izgovorene medicinske bilješke. Tijekom poziva, pozivatelj ima mogućnost sigurnosne kopije, pregleda i brisanja dijelova digitalno pohranjenih bilješki. Po završetku poziva, pozivatelj jednostavno pritisne kod kako bi prekinuo sesiju snimanja ili prekine vezu kako bi prekinuo vezu.
Trenutačno se C-telefonima upravlja putem kompjuteriziranog sustava koji može nositi više telefonskih linija koje dolaze istovremeno. Dok se pozivateljima može dodijeliti poseban broj za poziv ili kod koji je jedinstven za njihov račun, drugi dopuštaju čak deset redaka koji dolaze na jedno računalo koje pohranjuje bilješke o slučajevima pacijenata u pojedinačnim digitalnim datotekama. Te su datoteke sigurno pohranjene na jednom poslužitelju kojem može pristupiti samo ovlašteno osoblje, kao što je drugo medicinsko osoblje ili transkripcionisti.
S porastom tehnologije mobilnih telefona, daljinsko upravljanje zapisima putem C-telefona postaje poželjna metoda za snimanje zapisa od strane mnogih profesionalaca u širokom rasponu industrija. Liječnici vole koristiti ovaj sustav zbog njegove praktičnosti i učinkovitog načina bilježenja njege pacijenata. Osim toga, drugi profesionalci kao što su odvjetnici, službenici za provedbu zakona i opći poslovni administratori mogu koristiti neki oblik tehnologije C-phonea prilikom snimanja sastanaka, sudskih rasprava i bilješki o predmetima za kasniju obradu od strane vještih transkripcionista.