Certificirani elektronički zdravstveni karton (EHR) softverski je sustav koji zadovoljava vladine kriterije za “smislenu upotrebu” elektroničkog zapisa. “Smisleno korištenje” znači da program upravlja informacijama na način koji ili promiče bolju komunikaciju ili proizvodi bolju kvalitetu skrbi. Ured nacionalnog koordinatora za zdravstvene informacijske tehnologije (ONC) definira skup bitnih softverskih zadataka koje svaki EHR mora obaviti kako bi dobio certifikat. Kako bi dokazao “smislenu upotrebu”, certificirani EHR mora dostaviti detaljna izvješća Centru za Medicare i Medicaid usluge (CMS) kako bi se mogao procijeniti učinak pružatelja zdravstvenih usluga. Dodatno, certificirani EHR mora prikupiti određene podatke o kartonu pacijenta, omogućiti razmjenu medicinskih informacija između pružatelja zdravstvenih usluga i elektronički prenositi recepte, a da pritom i dalje osigurava privatnost i sigurnost podataka.
EHR-ove ocjenjuju neovisne, akreditirane ustanove za ispitivanje i certificiraju ih Povjerenstvo za certifikaciju zdravstvene informacijske tehnologije (CCHIT) ili neko od šest odobrenih tijela za certifikaciju. Kako bi postala certificirani EHR, softverska tvrtka dobrovoljno predaje svoj kompletan EHR sustav ili jednostavno pojedinačni modul na testiranje. Kriteriji za certifikaciju “smislene upotrebe” uključuju elektroničko propisivanje, pristup pacijenata dokumentaciji putem internetskih portala, dijeljenje medicinskih zapisa između liječnika koji liječe i izvještavanje u državne baze podataka radi nadzora javnog zdravlja. Ovjereni EHR mora ne samo elektronički prepisivati nego i provjeravati interakcije lijekova, alergije. Osim toga, softver mora pokazati kontrolu nad time tko dobiva pristup, automatski se odjaviti, provjeravati autentičnost korisnika i šifrirati podatke kako bi se osigurala sigurnost podataka o pacijentu.
Ovjereni EHR također mora održavati trenutne popise aktivnih lijekova, problema, alergija, vitalnih znakova i imunizacija za svakog pacijenta. Demografija pacijenata, uključujući pušački status pacijenta, i rezultati laboratorijskih testova moraju biti dostupni putem EHR-a. Ovjereni EHR također prati želje pacijenata za reanimacijom, upute za otpust, kompjuterizirane liječničke naloge i resurse za učenje za pacijenta. Kliničke mjere kvalitete također se mogu pratiti i tabelarizirati za izvješćivanje vladinim agencijama. Agencije za testiranje općenito imaju tim, koji se sastoji od liječnika, medicinskih sestara i softverskih analitičara, koji izvode niz testova na uzorku podataka o pacijentima koristeći EHR softver kako bi utvrdili usklađenost sa svim propisima.
Nakon što EHR sustav prođe sve testove, certifikacijsko tijelo će izdati certifikat i objaviti tvrtku na popisu certificiranih EHR sustava na web stranici ONC-a. Postoje dvije vrste certifikacije, ovisno o tome je li dostavljeni softver potpuni EHR sustav ili samo modul. Za kompletne EHR sustave moraju biti zadovoljena sva 33 kriterija za smislenu upotrebu. Ako je softver samo modul, mora biti zadovoljeno najmanje devet od 33 kriterija.