Ciklus rashoda je vrsta procesa koji pomaže definirati što se događa od trenutka kada tvrtka ili potrošač odluči da je kupnja određene robe ili usluge nužna do točke da je kupnja u cijelosti plaćena. Broj i vrsta koraka uključenih u ciklus varirat će ovisno o složenosti istraživanja i konačnog dobivanja dopuštenja za kupnju. Proces može biti dodatno kompliciran na temelju politika i postupaka koji su uključeni u odlučivanje kada i kako ponuditi plaćanje za te kupnje.
Za mnoga poduzeća ciklus izdataka počinje davanjem dozvole za obavljanje određene kupnje. Tipično, strana koja želi izvršiti kupnju mora predati ono što je poznato kao obrazac zahtjeva agentu za nabavu ili odjelu. Ako agent pregleda zahtjev i utvrdi da je traženi artikl unutar cjenovnih smjernica i proračunskih ograničenja tvrtke, sljedeći korak u ciklusu uključuje izdavanje broja narudžbenice. U tom trenutku, strana koja je podnijela izvorni zahtjev može kontaktirati ovlaštenog dobavljača i izvršiti narudžbu, pažljivo navodeći da se broj narudžbenice koji je dodijelio agent za nabavu treba uključiti kao dio pojedinosti koje se nalaze na fakturi za narudžbu.
Nakon što je narudžba poslana i tražena stavka isporučena, sljedeći korak u ciklusu troškova uključuje obračunavanje primitka stavke i dodjelu troška određenom odjelu ili odjelu unutar strukture tvrtke. Ovisno o vrsti uključene tvrtke, stavka se može staviti u aktivnu zalihu sve dok se zapravo ne isplati određenom odjelu. Na primjer, sirovine koje se koriste u izradi robe koju tvrtka nudi na prodaju mogu se držati u skladištu tvrtke sve dok se ne puste i naplate odjelu koji služi kao prva karika u proizvodnom procesu.
Posljednji koraci u ciklusu troškova uključuju planiranje plaćanja za kupljenu robu. U nekim slučajevima ciklus je vrlo kratak, kao u slučaju kada se plaćanje mora izvršiti u trenutku isporuke. U drugim slučajevima, ovaj završni dio ciklusa rashoda može organizirati tekuće nepodmirene fakture na temelju datuma dospijeća koje su odredili dobavljači, s timom za obračune koji će pregledavati i odobravati svaku fakturu za plaćanje. U tom trenutku, plaćanje se planira izvršiti na ili prije stvarnog datuma dospijeća navedenog na fakturi. Ovisno o politici tvrtke, to plaćanje može biti u obliku elektroničkog prijenosa na račun dobavljača ili papirnatog čeka koji se priprema i šalje poštom na adresu za doznaku koju je naveo prodavač. Obično se ciklus izdataka smatra dovršenim nakon što je plaćanje obrađeno i kada je banka izdala odobrenje.