Ciklus upravljanja znanjem opisuje način na koji se znanje prikuplja, obrađuje i distribuira u organizaciji. Znanje se može prikupiti iz izvora koji ga stvaraju unutar poduzeća ili iz vanjskih izvora. To se znanje zatim obrađuje unutar organizacije i distribuira relevantnim ljudima ili odjelima koji ga trebaju koristiti. Ciklus se završava povratnom informacijom koja služi za ažuriranje znanja pohranjenog unutar organizacije.
Zahvaćanje znanja koje nastaje unutar organizacije zahtijeva pregled točaka u kojima se znanje stvara. Znanje može proizaći u istraživačkom odjelu, iz pregleda ili revizija sustava i procesa, iz iskustva prodaje i marketinga ili putem povratnih informacija kupaca ili otvorenih inovacija. Znanje također može proizaći iz vanjskih izvora kao što su novi proizvodi i procesi kupljeni od dobavljača, izvješća koja su sastavili konzultanti, stručni časopisi, konferencije i seminari.
Znanje mora biti prikupljeno odgovarajućim softverskim sustavima ili drugim sustavima izvješćivanja ili prikupljeno od strane ovlaštenog osoblja. Zahvaćanje relevantnog znanja kako ono nastaje u organizaciji često je jedna od slabih točaka ciklusa upravljanja znanjem. Rad obavljen za kupce ili klijente može se arhivirati i arhivirati bez razmišljanja o njegovoj važnosti za buduće projekte. Odgovarajuće arhiviranje korisnog znanja obično nije prvi prioritet osoblja koje radi pod pritiskom da zadovolji potrebe kupaca u strogom roku. Umjesto toga, prikupljanje znanja i informacija obično mora poticati određeno osoblje za upravljanje znanjem.
Sljedeća faza u ciklusu upravljanja znanjem uključuje obradu i distribuciju informacija do mjesta gdje su potrebne. U nekim slučajevima, osoblje angažirano na određenom zadatku može pristupiti relevantnoj arhivi i imati koristi od znanja pohranjenog u organizaciji. Distribuciju znanja također treba voditi osoblje, kao što je menadžer znanja koji je svjestan aktivnosti unutar organizacije i može usmjeriti relevantne informacije na aktivnosti gdje su korisne u trenutku kada su potrebne.
Kao rezultat povratnih informacija, arhiva znanja se ažurira i obnavlja. Povratne informacije i iskustvo proizvoda ili procesa mogu dovesti do modifikacija u dizajnu ili proizvodnji. Marketinške metode i tehnike mogu se mijenjati kako organizacija razmatra statistiku prodaje i rezultate istraživanja tržišta. Kroz ciklus upravljanja znanjem razvijaju se tehnološke inovacije kroz istraživanje ili otvorenu inovaciju, a proizvodi se modificiraju kao rezultat vanjskih informacija iz časopisa i konferencija o konkurentskoj tehnologiji.