Upravitelj kontakata softver je koji korisniku omogućuje pohranjivanje, organiziranje i pretraživanje telefonskih brojeva, adresa, datuma, bilješki, popisa i još mnogo toga. Slično upravitelju osobnih podataka, upravitelj kontakata dizajniran je za prodajne predstavnike i druge koji trebaju pohranjivati informacije o kupcima i prodajnim mogućnostima, zakazivati sastanke i telefonske pozive te organizirati e-poštu i tekstualne dokumente. Uz ogromne količine podataka s kojima se osoba susreće svaki dan, jedno mjesto za pohranu tih podataka je privlačno. Značajke upravitelja kontakata također mogu uključivati mogućnost pohranjivanja lozinki, važnih datuma i sastanaka te mogućnost dijeljenja podataka s drugim računalom ili osobnim digitalnim asistentom. Neki upravitelji kontakata mogu dopustiti višestrukim korisnicima pristup zajedničkoj bazi podataka kontakata.
Upravitelj kontakata također može generirati izvješća te organizirati, prognozirati i pratiti prodajne aktivnosti. Neki imaju mogućnost prilaganja fotografije, što je izvrsno za one koji se ne mogu uvijek sjetiti imena ili dokumenata u zapis kontakta. Automatsko sigurnosno kopiranje važna je sigurnosna značajka na upravitelju kontakata. Još jedna dostupna značajka je mogućnost grupiranja i kategorizacije kontakata.
Umjesto bilježenja na komadićima papira ili vođenja bilježnice, mnogi se korisnici odlučuju za upravitelja kontakata sa značajkom “bilješke”. Koristeći ovu značajku, možete upisati, izrezati i zalijepiti ili izrezati dijelove web stranica u svoj upravitelj kontakata. Softver će automatski označiti vrijeme i datum na vašem unosu kako bi vam pomogao razvrstati svoje bilješke. Neki uređaji također vam omogućuju ručno pisanje bilješki specijaliziranom olovkom.
Poput upravitelja osobnih podataka, upravitelj kontakata može imati i značajku kalendara. Pomoću programa za upravljanje kalendarom možete pratiti sastanke, praznike, rođendane i tako dalje. Audio podsjetnici vas mogu upozoriti da je zadatak dospio ili da se približava vrijeme sastanka.
Značajka pretraživanja kontakt managera je iznimno vrijedna. Možete pretraživati po datumu, kategoriji, frazama ili drugim metodama kako biste pronašli materijal koji tražite. Upravitelj kontakata također može sadržavati predloške za uobičajene zadatke, kao što su telefonske poruke, evidencija troškova ili popisi obaveza.
Postoje mnoge verzije upravitelja kontakata. Neki sustavi temelje se na Internetu, što znači da nema softvera za učitavanje. Drugi softver za upravljanje kontaktima može se učitati na poslužitelj tvrtke tako da baze podataka o klijentima budu dostupne više zaposlenika. Drugi su dio druge softverske aplikacije, kao što je Microsoft Outlook, koji ima značajku upravitelja poslovnih kontakata.