Daljinska sekretarica je vrsta telefonske opreme koja je konfigurirana tako da korisnicima omogući biranje broja na uređaju i korištenje niza zaporki za pristup i upravljanje svim porukama spremljenim na uređaju. Obično jednostavne za rukovanje, automatske sekretarice ovog tipa relativno su jeftine i funkcioniraju uz korištenje tonskih poruka za pristup i upravljanje snimljenim porukama. Upotreba daljinske telefonske sekretarice smatra se alternativom korištenju drugih vrsta opcija za razmjenu poruka s fiksnim telefonskim uslugama, kao što su mrežno virtualno odgovaranje na poruke i usluge javljanja koje pružaju telefonske tvrtke.
Konfiguracija tipične daljinske telefonske sekretarice zahtijeva da uređaj bude spojen na fiksni, kao i na kućni telefon. Uređaj se može postaviti da odgovori na dolazni poziv nakon određenog broja zvonjenja i reproducira unaprijed snimljeni pozdrav koji poziva pozivatelja da ostavi poruku nakon zvučnog ili tonskog signala. Ta se poruka snima na digitalni čip ili malu kasetu koja se ubacuje u sam stroj. Kada je kod kuće, korisnik može koristiti tipkovnicu na fiksnom telefonu za pristup porukama za reprodukciju, spremanje ili brisanje. Kada uređaj radi uz korištenje mini kasete, vlasniku je lako učitati važne poruke na jednu kasetu za trajno pohranjivanje i umetnuti novu kasetu u uređaj za snimanje.
Jedna od karakterističnih karakteristika daljinske telefonske sekretarice je da korisnik može pozvati uređaj s udaljene lokacije. Kako bi upravljao vezom i mogao reproducirati sve spremljene ili nove poruke, korisnik se mora javiti putem linije koja je opremljena uslugom tonskih signala. Većina telefonskih sekretarica konfigurirana je za otkrivanje digitalnih tonova koji se emitiraju kao dio te usluge, dopuštajući korisniku da unese šifru koju sustav prepoznaje. Usluga tonskih signala također je neophodna kako bi se sustav potaknuo da spremi, ponovno reproducira ili izbriše sve trenutne poruke.
Korištenje daljinske telefonske sekretarice je jeftina alternativa korištenju usluga sekretarice koje pružaju neovisne tvrtke ili čak usluga koje pruža telefonska tvrtka korisnika. To je zato što te alternative obično zahtijevaju neku vrstu mjesečne naknade, kao i aktivaciju određenih drugih usluga kao što je prosljeđivanje poziva. Budući da se daljinska sekretarica može kupiti za relativno mali iznos, uređaj se lako može isplatiti sa samo nekoliko mjeseci korištenja.