Datoteka pojedinosti je računalna datoteka koja bilježi događaj ili transakciju koja se dogodila. Iz tog razloga se naziva i transakcijska datoteka. Datoteke pojedinosti sastavljene su od niza polja informacija koja čine računalni zapis. Polja se često mogu koristiti za pretraživanje cijele zbirke datoteka s detaljima koje su stvorene. Datoteke s detaljima obično imaju jedno ključno polje koje se može koristiti kao kriterij pretraživanja, kao što je broj zaposlenika, broj korisničkog računa, datum ili druge važne informacije.
Zbirka datoteka s pojedinostima ili transakcijskih zapisa pohranjuje se i obrađuje u sustavu za obradu transakcija. Svaka datoteka pojedinosti pohranjuje se na određeno vrijeme unutar sustava za obradu transakcija ako ispunjava skup kriterija za zadržavanje. Na primjer, sustav za obradu transakcija može biti programiran da zadrži samo datoteku s detaljima koja ima potpuni zapis u kojem sva polja sadrže važeće podatke.
Svaka datoteka s pojedinostima važan je dio informacija koji sustav za obradu transakcija treba dohvatiti i obraditi kao dio uobičajenih operativnih procedura u poslovanju. Na primjer, datoteka pojedinosti može sadržavati informacije o određenoj financijskoj transakciji. Da bi se plaćanje izvršilo, datoteka detalja mora biti snimljena i obrađena. Datoteka bi sadržavala informacije o tome kome treba platiti, koliko platiti i zašto se plaćanje vrši, kao i sva druga polja koja je računalni sustav programiran da obuhvati.
Postoji nekoliko karakteristika datoteke detalja i sustava za obradu transakcija koje su važne za učinkoviti sustav. Datoteke s pojedinostima trebale bi biti dizajnirane za brzu obradu kako bi se mogle prenijeti, obraditi i pohraniti što je brže moguće. Sustav koji prenosi datoteke s detaljima trebao bi biti pouzdan tako da se datoteke s detaljima ne izgube ili pogrešno usmjere. Datoteke detalja moraju biti standardizirane kako bi bile učinkovite; imati isti dizajn za svaku datoteku detalja znači da sustav za obradu transakcija može brzo obraditi datoteku. Konačno, datoteke s pojedinostima moraju biti dostupne samo pod određenim okolnostima kako bi se sačuvao integritet informacija.
Datoteke s detaljima mogu se obraditi na različite načine. Mogu se obraditi u seriji u određeno unaprijed određeno vrijeme svaki dan, tjedan ili mjesec. Umjesto toga, mogli bi se obraditi trenutno ili u “stvarnom vremenu”, kao što je tijekom online transakcija. Način obrade datoteka ovisi o potrebama poslovanja te zahtjevima i očekivanjima kupca.