Podatkovna datoteka je opći pojam koji se odnosi na bilo koju računalnu datoteku koja sadrži podatke. Budući da to može biti bilo koja vrsta datoteke za pohranu podataka na računalu, većina korisnika računala koristi podatkovne datoteke. Zajedno, sva pohrana podataka na sustavu sastoji se od datoteka različitih vrsta. U poslovnim okruženjima, podatkovna datoteka ponekad se posebno odnosi na bazu podataka poslovnih informacija, kao što su podaci o kupcima ili prodajni grafikoni.
Općenito, datoteke s podacima najčešće se nazivaju samo “datotekama”. Podatkovna datoteka dolazi u igru kada se dio podataka mora pohraniti ili spremiti. Čak i kada korisnik ručno ne spremi datoteku, računalo može stvoriti privremene podatkovne datoteke kako bi stvari bile brže za korisnika. Ova se značajka najčešće koristi u web-preglednicima koji čuvaju podatkovnu predmemoriju informacija o web-mjestu kako bi korisniku omogućili brzi pristup stranici kasnije.
Podatkovna datoteka se razlikuje od programske datoteke; dok programske datoteke sadrže izvršni programski kod, podatkovne datoteke pohranjuju podatke koje aplikacija može pozvati.
Vrste podatkovnih datoteka broje se u stotinama. Uobičajena proširenja uključuju .xls, koji se odnosi na proračunsku tablicu Microsoft Excel®, i .efx, obično dokument eFaxa. Programske datoteke su također brojne, uključujući datoteke koje sadrže izvršni kod uključuju ekstenzije .msi, programsku datoteku Microsoft Windows® Installer i .dll, datoteku biblioteke s dinamičkim vezama.
Otvaranje podatkovne datoteke zahtijeva korištenje programa opremljenog mogućnošću čitanja vrste datoteke. Na primjer, tekstualnoj datoteci .txt potreban je čitač teksta ili uređivač za pristup podacima u datoteci, a korisnik bi trebao Microsoft Excel® ili kompatibilan program pri ruci za čitanje datoteke proračunske tablice Microsoft Excel®. Neki programi za obradu teksta, poput OpenOffice® i Microsoft Word®, imaju mogućnost čitanja više vrsta podatkovnih datoteka i pretvaranja datoteka izvorno stvorenih u drugom programu. Pretvaranje vrste datoteke iz jednog programa u drugi rijetko rezultira savršenom pretvorbom i često uzrokuje probleme s formatiranjem ili postavljanjem teksta u konvertiranoj datoteci.
Sigurnosna kopija podatkovnih datoteka važan je dio održavanja sustava za pohranu računala. Tvrdi diskovi se mogu pokvariti uz malo upozorenja, a podatkovne datoteke na računalima s više korisnika ponekad mogu nestati bez traga. Sigurnosno kopiranje važnih podataka, bilo na sigurnosnom tvrdom disku ili na udaljenom poslužitelju za pohranu podataka kojem se pristupa putem interneta, štiti korisnikov pristup važnim datotekama kao što su financijske informacije, medijski projekti ili seminarski radovi. Podatke izgubljene na pokvarenom tvrdom disku ponekad može oporaviti tehničar za pohranu računala, ali proces može biti skup i spor, a može biti i neuspješan.