Datum evidentiranja je zabilježeni datum na koji investitor mora imati vlasništvo nad dionicama ili drugim vrstama ulaganja kako bi zaradio dividendu ili drugi oblik povrata. Ponekad se naziva i dioničar s datumom registracije, ovaj datum pomaže izdavatelju vrijednosnog papira da točno identificira tko ima pravo na primanje dividende, što uvelike čini proces izračunavanja isplata. Pojam također ima primjenu u drugim vrstama financijskih transakcija i procjena.
Još jedna situacija u kojoj je važan datum evidentiranja je u određivanju poreza. Na primjer, važno je za lokalnu jurisdikciju znati tko posjeduje imovinu unutar jurisdikcije na određeni datum u godini. Time se omogućuje da se zna tko je odgovoran za plaćanje poreza na nekretninu, a otklanja se zabuna u situacijama kada se nekretnina proda u nekom trenutku tijekom kalendarske godine.
Mnogi ugovori također koriste datum evidentiranja kako bi regulirali odredbe i uvjete unutar ugovornog sporazuma. Na primjer, dobavljač će koristiti datum evidentiranja kao sredstvo za identifikaciju kada će trenutna obveza prema kupcu prestati. To može biti posebno važno kada uvjeti ugovora proširuju klijentu snižene cijene za robu i usluge. Istodobno, kupac će također voditi računa o datumu evidentiranja, posebno ako želi prijeći na drugog dobavljača bez nametanja kazni, ili želi pregovarati o novom ugovoru s trenutnim dobavljačem.
Čak i nešto tako jednostavno kao što je najam stana sadrži datum snimanja. Datum određuje kada je najmoprimcu dopušteno da preuzme stan u posjed i kada je trenutna obveza prema stanodavcu potpuna. Isti taj datum također utvrđuje kada je najmodavac slobodan ponuditi stan novom najmoprimcu, potpisati novi najam sa sadašnjim najmoprimcem po istoj mjesečnoj stopi ili povećati mjesečnu najamninu novim ugovorom o najmu.
U svim njegovim primjenama, ključna funkcija datuma evidentiranja je utvrđivanje vlasništva na određeni datum. Uz naplatu poreza, to olakšava vođenje točne evidencije i prikupljanje odgovarajućeg iznosa poreza od trenutnog pravnog vlasnika. Kod dionica i obveznica, datum utvrđuje tko je vlasnik tih dionica ili izdanja obveznica od datuma kada se dividende ili kamate trebaju izračunati i isplatiti. Kod ugovora općenito, datum definira prava i odgovornosti obje strane koje su sklopile sporazum.