Također poznat kao DEMAT, dematerijalizacija je proces koji se udaljava od upotrebe fizičke dokumentacije u svrhu održavanja financijskih zapisa. Umjesto toga, dematerijalizacija koristi alate za elektroničko vođenje evidencije kako bi pratila sve vrste financijskih transakcija. Raspon dokumenata kojima se može učinkovito upravljati pomoću softverskih aplikacija uključuje gotovo sve, od osnovnih računovodstvenih zapisa do potvrda o dionicama.
Jedna od glavnih prednosti ovakvog pristupa elektroničkom knjigovodstvu je da više ne postoji potreba za fizičkim pohranjivanjem kopija bilance i drugih računovodstvenih dokumenata. Zahvaljujući tehnologiji skeniranja moguće je čak napraviti elektroničke kopije popratnih dokumenata koji daju reference za stavke u elektroničkim računovodstvenim evidencijama. Sve se s lakoćom može smjestiti na tvrdi disk ili poslužitelj. Kako bi se zaštitili od gubitka ili oštećenja, sigurnosne kopije datoteka mogu se jednostavno napraviti i pohraniti izvan mjesta.
Uz osnovnu računovodstvenu evidenciju, dematerijalizacija također omogućuje ukidanje potrebe za fizičkim certifikatima o zalihama. Elektroničke kopije dionica mogu se arhivirati radi lakšeg pronalaženja. U slučaju da dioničar brzo treba kopije dionica, može im se pristupiti i prenijeti elektroničkim metodama, poput e-pošte ili zaštićenog FTP prijenosa.
Dematerijalizacija također omogućuje da ovlašteni pojedinci rade s istim dokumentima u isto vrijeme. Uz metode fizičkog vođenja knjiga, često je teško da dvije osobe istovremeno rade na knjigama. Kada je računovodstveni proces potpuno elektronički, nekoliko ljudi može istovremeno obavljati različite funkcije. Timu je moguće kreirati nove fakture, knjižiti primljena plaćanja za prethodne fakture i pripremati širok raspon izvješća, sve u isto vrijeme.
Nema sumnje da proces dematerijalizacije može koristiti korisnicima na više načina. Vođenje evidencije zahtijeva mnogo manje prostora, lako mu se može pristupiti s udaljenih lokacija i omogućuje višem broju korisnika istovremeno pristupiti knjigovodstvenim knjigama. Trenutno postoje besplatni softverski paketi za računovodstvo i financijsku evidenciju koji se temelje na naknadama i koji mogu pomoći bilo kojoj tvrtki ili organizaciji da s lakoćom postignu potpuni status dematerijalizacije. U slučaju računovodstvenog softvera, postoje i online proizvodi koji pojedincu ili tvrtki omogućuju uspostavljanje skupa virtualnih knjiga. Sigurno učitane na poslužitelje za proizvod, ovlaštene osobe mogu pristupiti zapisima i raditi s njima s bilo kojeg mjesta s aktivnom internetskom vezom.