Uz nekoliko različitih vrsta kopirnih strojeva na današnjem tržištu, digitalni fotokopirni uređaj često je najbolji izbor za poslovnu upotrebu. Dizajniran za rad na temelju skeniranja dokumenata, digitalni fotokopirni uređaj proizvodi visokokvalitetan ispisani dokument, često ga je lakše održavati od drugih vrsta kopirnih uređaja i može biti vrlo isplativ za rad. Ovdje su neke od prednosti odabira digitalnog fotokopirnog uređaja za radno mjesto umjesto drugih vrsta.
Mnogi fotokopirni uređaji rade sa starijim postupkom koji se ponekad naziva analognim kopiranjem. U osnovi, ova starija metoda uključuje korištenje unutarnjeg zrcala koje kopira sliku glavnog dokumenta na bubanj. Koristeći statički elektricitet, analogni fotokopirni stroj koristi čestice tonera za stvaranje slike onoga što se nalazi na bubnju, koristi toplinski element za sušenje i fiksiranje tonera na mjesto, a zatim proizvodi kopiju na listu papira.
Digitalni fotokopirni uređaji rade malo drugačije. Dokument se digitalno skenira i sprema u memoriju. Laser se koristi za utiskivanje informacija na bubanj, nanosi se toner i ispisuje se dokument. Nakon što je slika dokumenta sigurno u memoriji, većina oblika digitalnog fotokopirnog uređaja omogućuje ispis dokumenta iz memorije ili u nekim slučajevima elektronički prijenos na druge digitalne uređaje koji su sposobni primiti prijenos.
Digitalni fotokopirni uređaj ima nekoliko prednosti. Jedna od najvažnijih je da su mnoge digitalne kopirne mašine višenamjenske. Mogu se izraditi tiskane kopije izvornika ili se elektroničke kopije mogu prenijeti na telefaks ili čak kao tekst na adresu e-pošte. To može eliminirati mnoge korake u komunikacijskom procesu za tvrtku koja posluje na više lokacija. Također, to može eliminirati potrebu slanja tiskanih kopija dokumenta na nekoliko različitih fizičkih stranica, kako unutar odjela tvrtke, tako i izvan fizičke lokacije tvrtke.
Zatim, digitalni fotokopirni uređaj proizvodi superiornu kopiju glavnog dokumenta. Povećana kvaliteta ispisa znači da se kopije neće moći razlikovati od izvornog dokumenta. To nije uvijek slučaj s drugim vrstama kopirnih strojeva.
Na kraju, trošak rada digitalnog fotokopirnog uređaja je niži, pogotovo ako se radi puno kopiranja. Nekoliko čimbenika pomaže u smanjenju troškova. Prvo, ima manje pokretnih dijelova za lomljenje. To znači da je smanjena mogućnost da digitalni fotokopirni uređaj treba raditi. Osim toga, tinta koja se koristi za digitalne kopirne uređaje obično proizvodi više kopija po ulošku nego analogni fotokopirni uređaji. Dok će digitalni fotokopirni uređaj koštati više na prednjem dijelu od drugih tipova kopirnih strojeva, niži trošak svakodnevne upotrebe uskoro će nadoknaditi razliku u cijeni i početi zapravo dugotrajno štediti novac.