Računovođe, voditelji projekata i inženjeri koji pokušavaju pokazati koliko novca dolazi ili izlazi iz projekta obično koriste dijagram novčanog toka. Dijagram novčanog toka je slika ili grafikon podijeljen na jednoobrazne dijelove, pri čemu svaki odjeljak predstavlja vremensko razdoblje kao što su tjedni, mjeseci ili godine. Strelice koje pokazuju prema dijagramu ili od njega predstavljaju novac koji ulazi ili izlazi iz projekta. Ovaj dijagram pomaže planerima da znaju koliko se novca troši na projekt i kolika će biti potencijalna dobit od projekta na temelju informacija o gotovini.
Sam dijagram novčanog toka je jednostavan. Počinje kao vodoravna crta, s manjim okomitim crtama koje predstavljaju odsječke vremena. Vrijeme mora biti ujednačeno, tako da dijagram ne može pratiti mjesece, a zatim nasumično početi pratiti godine. Ako je dijagram novčanog toka namijenjen za praćenje godina, prikazat će samo informacije koje se temelje na godinama i nema drugog mjerenja vremena.
Zatim se na liniju postavljaju strelice. Postoje dvije vrste strelica: jedna koja predstavlja priljev, ili novac koji dolazi u projekt, i ona koja predstavlja odljev ili novac koji dolazi iz projekta. Kada strelica pokazuje daleko od dijagrama novčanog toka, to znači priljev, dok strelica usmjerena prema liniji znači odljev.
Priljev je svaki novac koji uđe u projekt. Ako postoje krediti, to se smatra priljevom. Prodaja, ako projekt zarađuje, smatra se priljevom. Odljev je kada se novac potroši ili uloži. Čak i ako će novac u budućnosti zaraditi više novca, to se i dalje smatra odljevom.
Osim troškova, dijagram novčanog toka također će obično prikazati sav novac koji se može nadoknaditi na kraju projekta. Ako projekt zahtijeva alate, kao što su teški strojevi, dijagram će obično imati područje koje prikazuje vrijednost preprodaje opreme i prikazat će je kao priljev. Ako postoje rasporedi plaćanja, kao što su plaćanja kredita ili zajma, oni će se odmah zabilježiti na dijagramu novčanog toka. To menadžerima daje do znanja kamo ide taj novac i da ne mogu računati na taj novac za projekt.
Dijagrami novčanih tokova obično su povezani s drugim vrstama dijagrama i listova koji prate ukupnu ravnotežu i prodaju ili dobit. Oni se koriste da pomognu menadžerima da razumiju koliko je novca preostalo i koliko se troši. Također omogućuju menadžerima da znaju zarađuje li projekt novac ili se ništa ne radi.