Dijagram toka vizualno prikazuje proces ili faze projekta. Često se koristi u poslovanju, pruža zajedničku referentnu točku za one koji su uključeni u projekt ili postupak. Također je korisna referentna točka za pronalaženje pogrešaka u procesu ili projektu.
Poduzeća mogu koristiti zasebne dijagrame toka za prikaz stvarnih procesa i najboljih procesa, a zatim ih usporediti kako bi poboljšali procese. Dijagram je također učinkovita metoda za obuku zaposlenika za novi proces. Često se koristi za olakšavanje dogovora o koracima projekta ili procesa. Uobičajene prednosti izrade dijagrama toka su bolje razumijevanje procesa, poboljšanje kvalitete i jasnije razumijevanje odnosa između kupaca i dobavljača.
Moderni dijagram toka povezan je s ranim prikazima logike računalnih programa; međutim, može se koristiti u bilo koju svrhu, ne samo za poslovne procese. Grafikon može prikazati upute za sastavljanje potrošačkog proizvoda, vremenski okvir za prikupljanje sredstava organizacije ili upute od jednog odredišta do drugog. Aplikacijski softver može koristiti takav dijagram zadataka u svojoj korisničkoj dokumentaciji.
Dijagram toka uključuje početne i krajnje točke, s ulazima, izlazima, mogućim putovima i odlukama na tom putu. Većina koristi osnovne simbole; početni i završni koraci obično su ovalni ili zaobljeni pravokutnici. Pravokutnik predstavlja korak u procesu, a oblik dijamanta označava odluku. Strelice koje vode iz dijamanta odluke imaju odgovarajuće rute da/točno ili ne/netočno.
Krugovi prikazuju operacije, a oblik strelice znači prijevoz. Trokut označava skladištenje, a kvadrat predstavlja inspekciju ili mjerenje. Drugi oblici simboliziraju unos i izlaz podataka, jednostrane i višestrane dokumente, ručne operacije, kašnjenja i konektore za sljedeću stranicu. Simboli sadrže identifikacijski tekst.
Da bi se označio zajednički proces, dijagram toka će kombinirati dva ili više simbola. Strelice između simbola prikazuju tijek koraka. Pojednostavljeno može koristiti strelice samo da pokaže tijek radnje. Ne koriste svi grafikoni simbole; neki koriste grafiku za označavanje proizvoda ili procesa.
Prilikom dizajniranja dijagrama toka, osoba bi prvo trebala prikupiti informacije o tijeku postojećeg ili očekivanog procesa. On ili ona tada mogu izraditi grafikon probnog procesa koristeći najjednostavnije moguće simbole. Od drugih ljudi treba tražiti da potraže nedostatke i naprave potrebne promjene. Prilikom izrade dijagrama toka, pojedinci bi trebali biti sigurni da jasno definiraju njegove granice. Mnogi osnovni uredski softverski programi uključuju funkcije za izradu ovih grafikona, a postoje i specijalizirani programi samo za proces.