Dijagram toka podataka je strukturirani prikaz podataka koji se kreću u informacijski sustav i iz njega. Pojedinosti unutar dijagrama toka podataka razlikuju se ovisno o razini koja mu je dodijeljena. Općenito, dijagram visoke razine sadrži samo ograničene informacije, dok dijagram niže razine ima mnogo detaljnije informacije. Ove informacije koristi razvojni tim za upravljanje podacima unutar informacijskog sustava.
Kako tim razvija informacijski sustav, on stvara dijagram toka podataka kako bi dokumentirao kako će informacije ulaziti i izlaziti iz sustava. U početku se te informacije stvaraju na vrlo visokoj razini, a unutar dijagrama su uključene samo granice informacijskog sustava. Kako tim razvija više funkcionalnosti informacijskog sustava, svaki od procesa unutar sustava može biti uključen u dijagram toka podataka. Ovaj dijagram pomaže timu da odredi gdje će se podaci pohraniti za podršku sustavu.
Ovi dijagrami imaju važnu ulogu jer dokumentiraju kako svaki proces unutar sustava pristupa informacijama. Vanjski sustavi također mogu pristupiti podacima pohranjenim unutar određenog informacijskog sustava. Te su razmjene između sustava dokumentirane tako da analitičari mogu pratiti svaku interakciju sustava. Takve interakcije važne su informacije u procesu upravljanja podacima svake organizacije.
Državni zakoni i propisi zahtijevaju upravljanje i pohranu određenih podataka. Ovi se propisi razlikuju ovisno o industriji. Dijagram toka podataka pomaže svakoj organizaciji upravljati načinom na koji će organizacija ispuniti državne zahtjeve za pohranu podataka. Određeni propisi zahtijevaju skladištenje na dulje vrijeme. Organizacija mora u skladu s tim planirati odgovarajuću količinu pohrane podataka.
Dijagrami toka podataka također pomažu razvojnom timu da dizajnira izvješća i zaslonsku funkcionalnost dok se informacijski sustav spaja. Tim mora znati gdje prikupiti podatke kako bi ih prezentirao krajnjem korisniku. Dok se sam dijagram toka podataka ne bavi funkcionalnostima sustava, on dokumentira koji je sustav odgovoran za pohranu određenog podatka. Razvojni tim koristi informacije o protoku podataka kako bi opisao u svojoj funkcionalnoj dokumentaciji gdje će tražiti informacije koje će prikazati krajnjem korisniku.
Svaka organizacija ima skup dijagrama toka podataka za dokumentiranje informacija pohranjenih unutar informacijskih sustava organizacije. Ovaj skup dijagrama koristi se za pravilno upravljanje i ispunjavanje zahtjeva organizacije za pohranu podataka. Zahtjeve za pohranu podataka svake organizacije utvrđuje sama organizacija kako bi se uskladila s raznim državnim propisima i drugim zakonskim zahtjevima.