Dnevnik obračuna plaća je poseban računovodstveni časopis koji sadrži podatke koji se odnose na odjel ljudskih potencijala tvrtke. Tvrtke koriste dnevnik plaća za bilježenje informacija koje se odnose na plaće, plaće, poreze na plaće, beneficije i druge informacije. Posebni časopisi omogućuju tvrtkama da odvoje informacije kako bi jednostavno pregledali i procijenili učinak svoje tvrtke. Tvrtke s nekoliko desetaka ili stotina zaposlenika mogu koristiti brojne dnevnike obračuna plaća za raščlanjivanje informacija prema određenim skupinama i/ili vrstama informacija.
Dnevnik obračuna plaća tvrtkama nudi tri značajne prednosti. Tvrtke mogu podijeliti radne klase, uštedjeti vrijeme knjiženjem informacija u svoju glavnu knjigu i smanjiti pogreške u unosu podataka. Mnoge tvrtke odvajaju svoje vrste rada u računovodstvenim časopisima i knjigama. To poduzeću omogućuje vođenje posebne evidencije koja se odnosi na vrstu i broj zaposlenika koji se koriste za obavljanje određenih poslovnih funkcija. Osnovno odvajanje dnevnika uključuje plaću i zaposlenike po satu. Osim toga, ovi časopisi također mogu odvojiti zaposlenike prema odjelu, odjelu ili drugim specifičnim informacijama.
Odjeli ljudskih potencijala obično su odgovorni za održavanje podataka o plaćama tvrtke. Voditelji ljudskih resursa i zaposlenici prate informacije koje se odnose na sate koje je svaki pojedinac odradio u tvrtki, provizije ili bonuse, beneficije i druge informacije. Korištenje dnevnika plaća omogućuje menadžerima ljudskih resursa da pregledaju ove informacije odvojeno od ostalih računovodstvenih podataka tvrtke. Odjel ljudskih potencijala obično priprema unose u dnevnik za svako razdoblje obračuna plaća i objavljuje te podatke u dnevnik plaća. Nakon što je dnevnik plaće dovršen za cijelo obračunsko razdoblje, menadžeri ljudskih resursa će ove podatke predati svom računovodstvu radi uključivanja u glavnu knjigu tvrtke.
Pogreške u unosu podataka tvrtke mogu smanjiti korištenjem dnevnika plaća. Dnevnici obračuna plaća mogu se uskladiti odvojeno od glavne računovodstvene knjige poduzeća. Ovo usklađivanje osigurava da su samo podaci o plaćama uključeni u dnevnik. Tvrtke koje uključuju redovite računovodstvene podatke s podacima o plaćama mogu stvoriti težak i dugotrajan proces prilikom pregleda podataka o plaćama. Vlasnici tvrtki, direktori i menadžeri na izvršnoj razini također mogu htjeti pregledati podatke o plaćama odvojeno od redovnih računovodstvenih informacija.
Podaci o plaćama uključeni su u glavnu knjigu tvrtke kako bi se osiguralo da su sve informacije iz posebnog dnevnika uključene u financijski izvještaj tvrtke. Podaci o plaćama uključeni su u račun dobiti i gubitka tvrtke i bilancu. Račun dobiti i gubitka uključuje podatke koji se odnose na rashode plaća za tekuće obračunsko razdoblje. Bilanca uključuje informacije koje se odnose na plaće ili naknade. Davanja koja se plaćaju obično se odnose na informacije kao što su doprinosi poslodavca za zdravstvenu zaštitu ili mirovinske planove.