Dokument za naplatu prati pošiljku u kojoj se navode bitne informacije i povezane obveze plaćanja. Takvi dokumenti sadrže popis svega što se nalazi u pošiljci, s posebnim napomenama ako je potrebno, i ukupnu dospjelu. To može uključivati troškove za proizvode zajedno s troškovima dostave i rukovanja. Kupci i prodavači mogu referencirati svoje zapise kako bi potvrdili da se podudaraju prilikom podnošenja plaćanja i obavljanja drugih aktivnosti. Jedinstveni referentni brojevi omogućuju im komunikaciju o sporovima i drugim pitanjima.
Kupci uz pošiljku dobivaju kopiju dokumenta o preuzimanju. Obično sadrži potpune podatke za kontakt kupca i prodavatelja, zajedno s onim što je bilo u pošiljci. Ako je prodavač trebao izvršiti zamjene ili staviti proizvode na zaostalu narudžbu, to se može zabilježiti u dokumentaciji. Zakon može zahtijevati druge objave, uključujući uvjete plaćanja. Mnoge tvrtke koriste standardizirane obrasce kako bi osigurale da su sve zakonski potrebne informacije prisutne.
Dokumentacija obavještava kupce koliko je novca dospjela, te daje podatke o roku i gdje ga predati. Oni također mogu služiti kao formalni dokaz prijenosa vlasništva. Prihvaćanjem otpremnice i dokumenta za preuzimanje kupac također pristaje na plaćanje. Ako postoji problem s pošiljkom, kupac će možda morati podnijeti zahtjev unutar određenog vremenskog razdoblja kako bi se kvalificirao za naknadu, kao što je smanjenje na računu kako bi se odrazila činjenica da pošiljka nije bila potpuna.
Osim kupaca i prodavača, ovaj dokument bi možda željele vidjeti i druge strane. Kupci koji planiraju koristiti kreditnu liniju za plaćanje, na primjer, možda će morati dostaviti dokument o naplati kako bi dokazali da se pošiljka dogodila i dostaviti dokumentaciju. Iz perspektive banke, to može biti važno ako kupac kasnije pokuša osporiti plaćanje. Isto tako, predstavnici osiguranja mogu zatražiti kopije, kao i inspektori za otpremu, kojima je potrebna dokumentacija o tome što prolazi kroz njihove luke.
Takvi se obrasci često izrađuju u više primjeraka kako bi prodavatelji zadržali svoje kopije dok kupcima daju višestruke za evidenciju, podnošenje uz plaćanje i nadmetanje regulatornim agencijama, ako je potrebno. Kupci bi trebali provjeriti jesu li kopije dokumenata o preuzimanju koje dobiju točne i potpune, sa svim potrebnim informacijama. Ako postoje neslaganja, oni to mogu iznijeti s prodavačima. Zadržavanje takvih dokumenata preporuča se za pružanje dokaza o transakciji u slučaju sporova oko vlasništva, plaćanja, porezne obveze i drugih pitanja.