Elektronička razmjena podataka (EDI) je proces korištenja računala za razmjenu poslovnih dokumenata između tvrtki. Prije su se za razmjenu dokumenata koristili faks uređaji ili tradicionalna pošta. Slanje pošte i faksiranja još uvijek se koriste u poslovanju, ali EDI je mnogo brži način da se učini ista stvar.
EDI koristi veliki broj poduzeća. Više od 100,000 poduzeća zamijenilo je tradicionalnije metode EDI-jem. Ovaj novi sustav ima niz prednosti; trošak je jedan od njih. Razmjena računala na računalo mnogo je jeftinija od tradicionalnih metoda razmjene dokumenata. Obrada narudžbe na papiru može koštati do 70 američkih dolara (USD), dok korištenje EDI košta 1 USD ili manje.
Kako računalo obrađuje dokumente u EDI-ju, manja je i mogućnost ljudske pogreške. Brzina je još jedna prednost. Papirna narudžba može potrajati deset dana do dva tjedna od trenutka kada je kupac zatraži do trenutka kada je pošiljatelj pošalje. Sada se ista narudžba može obraditi za manje od jednog dana.
Ova brža vremena transakcije pomažu u održavanju učinkovite razine zaliha. Oni također doprinose boljem korištenju skladišnog prostora, te manje problema sa zalihama. To zauzvrat dovodi do smanjenja troškova prijevoza, jer ne bi trebalo biti potrebe za nadoplatom hitne dostave u posljednji trenutak.
Postoji nekoliko nedostataka procesa. EDI može funkcionirati samo ako svi s kojima tvrtka ima posla koriste istu metodu. Ako prijelaz nije izvršen unutar nekih poduzeća, druge tvrtke koje se bave njima možda će morati koristiti EDI kao i tradicionalnije metode. To može biti skupo i dugotrajno. Može uključivati jednog člana osoblja koji održava proces slanja pošte dok drugi radnik šalje dokumente elektroničkim putem.
Proces korištenja EDI-ja za kupnju vrlo je jednostavan. Nakon što je narudžbenica napisana, dokument se prevodi u određeni format i dostavlja dobavljaču putem interneta. Mora se osigurati da je dokument koji koriste obje strane u potpuno istom formatu.
Sigurnost je važno pitanje za tvrtke koje koriste EDI. Sigurnost podataka kontrolira se tijekom cijelog procesa korištenjem lozinki, enkripcije i identifikacije korisnika. EDI ima softver koji provjerava i uređuje dokumente za točnost.
U osnovi, sve što je potrebno za pokretanje ove metode razmjene dokumenata je računalo i pristup internetu. Postoje mnoge tvrtke koje isporučuju jednostavne EDI softverske aplikacijske pakete. Oni imaju vlastiti softver za šifriranje i proces instalacije može se dovršiti za nekoliko minuta. Uz mali početni izdatak, tvrtke mogu koristiti EDI za poboljšanje učinkovitosti uz uštedu vremena, novca i rada.