Elektronička nabava je proces kupnje materijala putem interneta. Stvarna definicija elektroničke nabave je korištenje elektroničkih računalnih sustava za upravljanje cjelokupnim procesom nabave, od kupnje do plaćanja. Suprotnost elektroničkoj nabavi je elektronička trgovina. U elektroničkoj trgovini ili e-trgovini, tvrtka hostira web stranicu i infrastrukturu kako bi klijentima omogućila kupnju materijala putem interneta. Postupak elektroničke nabave je korištenje internetske stranice za elektroničku trgovinu druge tvrtke.
Za postavljanje elektroničke nabave potrebno je riješiti tri stavke: poslovni proces, integracija s računovodstvenim sustavom i podrška. Primarni razlog za provedbu ove vrste nabave je ušteda troškova nabavne organizacije. Povećana učinkovitost smanjuje vrijeme osoblja i razinu napora potrebnog za ručno ažuriranje sustava nabave, kao i za upravljanje procesom plaćanja.
Koriste se dva poslovna procesa: centralizirani i decentralizirani. U centraliziranom modelu, korisnici odabiru svoje proizvode iz alata za online kupnju ili unose detalje svog zahtjeva za kupnju ispunjavanjem online obrasca. Ti se zahtjevi upućuju osoblju središnje nabave, koje ih pregledava, dodaje interne račune, odabire dobavljača, a zatim predaje narudžbu. Primarna uloga osoblja za nabavu je osigurati odabir odgovarajućeg dobavljača i združiti slične narudžbe zajedno.
U decentraliziranom modelu, svaki pojedinac ili odjel može koristiti online alat za kreiranje narudžbenica za robu ili usluge koje su im potrebne. Ove narudžbe se šalju izravno dobavljaču. Nema interakcije s odjelom interne nabave.
Velika većina tvrtki s resursima za podršku elektroničkoj nabavi dovoljno je velika da imaju sustav planiranja resursa poduzeća (ERP) ili integrirani računovodstveni sustav. Ove vrste sustava uključuju sve administrativne funkcije poslovanja zajedno, omogućujući veću fleksibilnost i delegiranje odgovornosti. Modul nabave je obično integriran u računovodstveni sustav, omogućujući obradu narudžbi i plaćanja računa kroz bilo koji modul.
Elektronička nabava zahtijeva pomoćno osoblje kako interno tako i na razini dobavljača. Neke tvrtke stvaraju odjel za usluge klijentima posvećen obuci, dokumentaciji i podršci za elektronički sustav. Drugi integriraju sve administrativne funkcije u jednu grupu za podršku.
Predviđa se da će elektronička nabava doživjeti stabilan rast u sljedećih pet do 10 godina, budući da tvrtke žele smanjiti neučinkovitost, povećati korištenje tehnologije i poboljšati poslovne procese. Postoji niz softverskih tvrtki koje su specijalizirane za ovo područje. Osim toga, mnoge tvrtke za računovodstveni softver dodaju ovu funkciju svojoj standardnoj ponudi kako bi zadovoljile potražnju klijenata.