Elektronički račun je dokaz o kupnji ili isporuci koji se šalje elektroničkim putem. Primatelj može koristiti ovaj dokument kao papirnatu potvrdu u zamjenama, povratima ili sporovima s pošiljateljem. Elektronički računi također su upotrebljivi za aktivnosti poput traženja odbitaka poreza. Obično ih je moguće ispisati ako je potrebna tiskana kopija.
Elektronički račun uključuje jedinstveni identifikacijski kod za referencu narudžbe, zajedno s detaljnim opisom. Zabilježit će kontakt podatke pošiljatelja i primatelja, način plaćanja i sve druge relevantne pojedinosti. Ovaj dokument također može sadržavati elektronički potpis i može sadržavati informacije o načinu vraćanja i razmjene.
Mnogi elektronički računi šalju se putem e-pošte, ali se mogu poslati i na mobilni telefon putem sustava za razmjenu tekstualnih poruka. Također je moguće preuzeti kopije ako se račun izgubi ili nikad ne stigne. Primatelj se može prijaviti na web-mjesto trgovca i provjeriti zapise o svojim transakcijama kako bi pronašao elektronički račun koji joj je potreban. Za neke transakcije na webu, potvrda se može učitati u preglednik kada je transakcija dovršena, a korisnik će je morati ispisati ili zabilježiti potvrdni kod za buduću upotrebu.
Neki računovodstveni softver će sučeliti s elektroničkim potvrdama i integrirati podatke o primitku u računovodstvene zapise korisnika. Softver može unijeti podatke u korisničku knjigu, klasificirati vrstu kupnje i automatski prilagoditi novo tekuće stanje. Kupci također mogu ispraviti informacije ako su pogrešne; softver može pogrešno klasificirati kupnju, na primjer, ili preuzeti elektronički račun koji je kasnije izmijenjen i zabilježiti netočan iznos.
Online računi mogu dokumentirati kupnju i pružiti informacije o tome kako i kada je kupnja izvršena. Oni također potvrđuju narudžbu i mogu osigurati mehanizam za ispravljanje ako je pogrešan, iako se to obično mora dogoditi unutar vrlo uskog prozora. Potvrde se također mogu automatski generirati u vrijeme isporuke. Pošiljatelji mogu slati e-poštu pošiljateljima i primateljima kako bi znali kada paket stigne, a elektronička potvrda može biti potrebna u sporu oko isporuke.
Korištenje elektroničkih računa može biti ekološki prihvatljivije, a može i olakšati računovodstvo. Korisnik može čuvati kopije u računovodstvenom programu, povezivati unose u dnevnik s određenim potvrdama i na zahtjev dati potvrde u prikladnom elektroničkom formatu. Ako kupac dokumentira račune o kupnji koje potrošač planira prijaviti o porezima, važno je osigurati da im bude dostupan u budućnosti, a može biti dobra ideja spremiti kopije u mapu na tvrdom disku.