Elektronička razmjena podataka je alat koji se koristi za olakšavanje prijenosa podataka između dva odvojena sustava. Postoji nekoliko pravila i protokola koji okružuju ovu vrstu razmjene podataka koji se moraju unaprijed uskladiti. Najčešći razlog za postavljanje elektroničke razmjene podataka je osiguravanje sigurnog, jeftinog načina pružanja osjetljivih informacija klijentu ili poslovnom partneru. Ova vrsta prijenosa podataka često se nalazi u bankarstvu, vladi ili drugim industrijama gdje je potrebno puno detalja.
Kako bi se stvorila elektronička razmjena podataka, dobavljač i primatelj moraju biti u čestoj komunikaciji. Za ovu vrstu projekta obično je potrebno četiri do šest tjedana predanog truda s obje strane. Svaka strana treba izgraditi projektni tim koji uključuje programera ili programera koji ima iskustva sa softverom koji će primati ili prenositi datoteku s podacima. Osim toga, od sigurnosnog ili infrastrukturnog osoblja se često traži da odredi kako će se informacije razmjenjivati i koji sigurnosni protokoli moraju postojati, s obje strane.
Prvi korak u razvoju elektroničke razmjene podataka je identificiranje formata i izgleda datoteke koja se prenosi. To uključuje točne podatke koji će biti navedeni u datoteci, datum stupanja na snagu i koliko često će se datoteka slati. Na primjer, podatkovna datoteka knjiga koje je knjižnica kupila od izdavača mora sadržavati identifikacijski broj, količinu, iznos, valutu, datum kupnje, broj računa korisnika i jedinstveni identifikator datoteke. Format može varirati, ali je često vrijednosti odvojene zarezima (CSV) ili tekst (TXT).
Nakon što je format potvrđen, potrebno je pregledati izgled podataka. U elektroničkoj razmjeni podataka, datoteka se obično prenosi izravno u računalni sustav. Potreban je program za prevođenje svakog stupca podataka u datoteci u ispravno polje. Ovaj prijevod često oduzima dosta vremena, posebno za prvu datoteku. Nakon što se predložak uspostavi, proces se kreće mnogo brže.
Sigurnost datoteke i pristup različitim sustavima sljedeće je pitanje koje treba riješiti. To se najčešće postiže stvaranjem web mjesta za prijenos datoteka ili FTP-a. Ova stranica je zapravo samo mrežni pogon koji je dostupan putem interneta. Korisničko ime i lozinka se dostavljaju pošiljatelju, koji zatim može prenijeti datoteku prema potrebi. Primatelj je obaviješten da je datoteka dostupna i tada može preuzeti datoteku sa stranice i učitati je u glavni sustav.