Elektronička referentna knjižnica zbirka je informacija iz različitih izvora koje se prikupljaju i pohranjuju u digitalnom obliku, omogućujući pristup resursima i informacijama s računala ili drugog elektroničkog uređaja. Nekoliko je razloga zašto bi se umjesto pohranjivanja fizičkih knjiga i radova mogla koristiti elektronička referentna knjižnica. To uključuje ograničen prostor za fizičke knjige, zahtjeve za udaljenim ili velikim pristupom resursima i česta ažuriranja informacija koje bi bile neučinkovite ili nepraktične s tiskanim materijalima. Elektronička referentna knjižnica može se smjestiti na računalni poslužitelj, omogućujući pristup mreži ili Internetu, ili se može komprimirati na niz kompaktnih diskova (CD-ova) za korištenje na osobnom računalu.
Jedna upotreba elektroničke referentne knjižnice je arhiviranje knjiga u fizičkoj knjižnici. Knjige se mogu digitalno skenirati i pohraniti kao stvarne slike stranica, što bi bilo poželjno sa osvijetljenim rukopisima, ili skenirati i pretvoriti u običan tekst pomoću softvera za optičko prepoznavanje znakova. Knjige se mogu pohraniti na poslužitelj koji je dostupan iz knjižnice ili izvan nje putem interneta. Ovo ima prednost trajnog pohranjivanja knjiga bez ikakvog rizika od gubitka, jer se digitalne datoteke neće degradirati i ne mogu se izgubiti ili ukrasti. Također može uštedjeti prostor u knjižnici i potencijalno pružiti informacije drugim knjižnicama putem veće mreže.
Još jedna upotreba elektroničke referentne knjižnice je pružanje pristupa dokumentima ili papirima koji se redovito ažuriraju i kojima mnogi ljudi pristupaju s nekoliko različitih mjesta. Središnje digitalno mjesto za dokumente znači da će svi koji koriste poslužitelj daljinski gledati iste informacije. Time se uklanjaju problemi kao što je potreba za fizičkim ili na neki drugi način ažurirati registratore ili druge tiskane materijale svaki put kada se napravi promjena, čime se sprječava da važna ažuriranja ostanu neprimijećena ili odgođena.
Izraz “elektronička referentna knjižnica” također se komercijalno koristi za označavanje CD-a koji sadrži jednu ili više digitalnih verzija knjiga. Ovi CD-i su obično jeftiniji od kupnje pojedinačnih knjiga u tiskanom obliku. Postoji nekoliko prednosti i za potrošača i za tvrtku koja proizvodi referentni CD. Prvenstveno, može uštedjeti prostor i omogućiti osobi da nosi veliku količinu informacija u vrlo malom, laganom obliku.
Nekoliko fakulteta i sveučilišta koristi elektroničku referentnu knjižnicu kako bi dokumente kao što su akademski radovi i studentske publikacije držali dostupnima studentskoj i fakultetskoj bazi. Informacije su digitalne, pa nema potrebe za složenim fizičkim arhivskim sustavom ili prostorom za pohranu starih publikacija. Elektronička referentna knjižnica također može omogućiti detaljna pretraživanja tisuća dokumenata u samo nekoliko sekundi.