Elektronički ormar za datoteke može biti ili metaforička referenca na sustav pohranjivanja dokumenata i drugih informacija na elektroničkom mediju kao što je tvrdi disk računala, ili se može odnositi na stvarni dio softvera koji pomaže u stvaranju i održavanju elektroničkih zapisa. Mnogo puta se elektronički ormar za datoteke spominje kao način digitalnog pohranjivanja fizičkih dokumenata kako bi se povećala učinkovitost pronalaženja dokumenata ili minimizirao prostor potreban za fizičke dokumente. Korištenje elektroničkog sustava arhiviranja može omogućiti višestrukim korisnicima da pristupe informacijama istovremeno bez gužve ispred fizičkog ormarića za datoteke, a također može učiniti informacije koje sadrži dostupnima na daljinu putem mrežnih veza.
Ne postoji jedinstvena definicija što je zapravo elektronički ormar za datoteke; umjesto toga, izraz se općenito odnosi na korištenje elektroničke pohrane na način koji je približan fizičkom ormaru za datoteke. Na vrlo osnovnoj razini, jedan direktorij na tvrdom disku računala koji sadrži neke dokumente ili druge datoteke tehnički je elektronički ormar za datoteke, jer su datoteke odvojene, indeksirane i ponekad pretražive kroz značajke operacijskog sustava. Vrlo napredan elektronički sustav arhiviranja mogao bi koristiti sustav za upravljanje relacijskim bazama podataka (RDBMS), u biti dopuštajući korisnicima da kategoriziraju svaki dio informacije unutar okvira koji zatim može pretraživati ili opozvati informacije na specifičan način.
Postoje mnoge opcije koje su dostupne kada koristite elektronički ormar za datoteke koje fizički ormar ne može pružiti. Cijeli ormar za dokumente, ovisno o njegovoj veličini, može se kopirati na digitalni uređaj ili kompaktni disk (CD), što omogućuje njegovo sigurnosno kopiranje, prijenos ili jednostavno nošenje. Također se može učiniti dostupnim putem mreže tako da mu više korisnika može pristupiti bez obzira na lokaciju. Informacije unutar elektroničkog sustava arhiviranja mogu biti zaštićene lozinkom ili šifrirane radi dodatne sigurnosti. U nekim slučajevima, dokumenti unutar elektroničkog sustava mogu se lako pretraživati za određene ključne riječi, čineći neke informacije lakšim za lociranje nego što bi to bilo u fizičkom ormaru.
Neke aplikacije koje pokušavaju pružiti potpuni sustav upravljanja informacijama i dokumentima mogu se nazvati softverom za elektroničke ormare za datoteke. One često uključuju značajke i opcije poput baze podataka za pristup mreži ili generiranje izvješća. U nekim slučajevima, cijeli skup dokumenata može biti indeksiran od strane aplikacije tako da se lako pregledavaju kroz grafičko korisničko sučelje (GUI).
Povremeno se mogu pojaviti neki problemi oko uporabe elektroničkog ormarića za datoteke. Jedan je taj da, ako se informacije dohvate iz internetskih izvora, može doći do problema s autorskim pravima koji su uključeni u pohranjivanje dokumenata bez dopuštenja autora. Drugi problem, posebno u područjima koja imaju jake zakone o privatnosti, jest da osnovni sustav elektroničkih ormarića možda neće osigurati sve točke sigurnosti i privatnosti koje su obavezne, što znači da bi intenzivnija, industrijska vrsta sustava elektroničkih zapisa možda trebala koristiti za osjetljive podatke.