Postoji mnogo različitih sustava u “back officeu” velike tvrtke, uključujući planiranje, proizvodnju, distribuciju, otpremu i računovodstvo. Planiranje resursa poduzeća (ERP) je sustav koji integrira sve ove funkcije u jedan sustav, dizajniran da služi potrebama svakog različitog odjela unutar poduzeća. ERP je više metodologija nego dio softvera, iako uključuje nekoliko softverskih aplikacija, spojenih pod jednim integriranim sučeljem.
ERP sustav obuhvaća više odjela u korporaciji, au nekim slučajevima ERP će također nadilaziti korporativne granice kako bi uključio i sustave partnera i dobavljača, kako bi uveo dodatne funkcije poput upravljanja lancem opskrbe. Budući da je tako ogroman i sveobuhvatan, ERP sustav nadilazi samo jednostavan komad softvera. Svaka implementacija je jedinstvena i dizajnirana je tako da odgovara raznim poslovnim procesima implementatora. Izrada ERP implementacije može koštati milijune dolara, a dovršenje može potrajati nekoliko godina.
ERP sustav vjerojatno predstavlja najveću IT investiciju tvrtke, pa neke tvrtke radije implementiraju ERP na postupniji način, a ne sve odjednom. Neki dobavljači ERP-a nude modularne softverske jedinice zajedno s jedinstvenim sučeljem kako bi omogućili ovaj postupni pristup.
Bez obzira na to kako tvrtka tome pristupi, ERP će zasigurno donijeti značajne promjene u načinu poslovanja tvrtke. Popravlja se s tijekovima rada i mijenja dugotrajne procese. Tvrtke često nailaze na otpor od strane zaposlenika koji nerado napuštaju svoje provjerene metode. Zaposlenici se također mogu bojati za svoj posao; budući da ERP čini tako radikalne promjene u poslovnim procesima, nije neobično da se opisi poslova mijenjaju ili potpuno eliminiraju.
Međutim, nakon implementacije, ERP sustav donosi ogromne prednosti. Budući da su svi sustavi spojeni, svi odjeli mogu lakše dijeliti informacije. Tijek rada koji se odvija između odjela može postati puno automatiziraniji, a u konačnici kupcima se bolje služi jer će pojedinac koji koristi aplikacije usmjerene na klijenta imati pristup svakom djeliću informacija o svakom relevantnom procesu. Na primjer, netko u prodaji lako bi se mogao prijaviti u jedan sustav kako bi utvrdio status narudžbe kupca koja je još u proizvodnji. Sve to ipak ima svoju cijenu; troškovi obuke su visoki jer zaposlenici ne moraju samo naučiti kako koristiti novi softver, već moraju naučiti i nove procese.
Postoji mnogo razloga zašto se tvrtka poduzima implementaciju ERP-a. ERP sustav integrira informacije, kao što su informacije o narudžbi i financijski podaci. Može ubrzati proizvodni proces automatizacijom procesa i tijeka rada, a kao rezultat toga, također smanjuje potrebu za nošenjem velikih zaliha. Iako bi početni troškovi mogli biti dovoljni da financijskom direktoru daju noćne more, na kraju, ako se ispravno implementiraju, nagrade će tvrtki koja implementira sustav dati veliku konkurentsku prednost.