Procjena prijedloga je proces u pet koraka koji se koristi za pružanje uravnoteženog, nepristranog pregleda službenog poslovnog prijedloga. Ova vrsta procesa najčešće se nalazi u odjelima za nabavu ili upravljanje ugovorima velikih organizacija ili korporacija. Primarna svrha evaluacije prijedloga je osigurati pošten i transparentan postupak za odabir pobjedničke prijave. To je vrlo važno, jer su prijedlozi često potrebni za skupe projekte ili izdatke.
Pet koraka koji se koriste u ocjenjivanju prijedloga su: formiranje tima za pregled podnesaka, osiguravanje usklađenosti sa zahtjevima za podnošenje, pregled odgovora u odnosu na pojedinosti natječajne dokumentacije, dodjeljivanje težine svakoj kategoriji i ocjenjivanje svake podneske. Prijedlog s najvećom ocjenom je uspješan ponuditelj. Nakon što se izvrši odabir, sve tvrtke koje su predale prijedlog bivaju obaviještene o rezultatima. Neuspješne tvrtke imaju pravo podnijeti tužbu ako smatraju da je proces bio pristran ili prekršio ugovorno pravo.
Prvi korak u procesu evaluacije prijedloga je formiranje internog tima koji će biti odgovoran za pregled podnesaka. Članstvo u timu treba se temeljiti na stručnosti u relevantnom procesu, povezanom iskustvu i čvrstom razumijevanju procesa nabave. U nekim organizacijama ovaj tim je uključen u kreiranje zahtjeva za ponudu (RFP) ili natječajne dokumentacije koja se distribuira potencijalnim dobavljačima. Druge tvrtke mogu odlučiti da dva odvojena tima uklanjaju mogućnost sukoba interesa i uplitanja u konačni odabir.
U pravilu, službenik za nabavu ili koordinator RFP-a pregledava sve podneske kako bi osigurao potpunu usklađenost sa svim zahtjevima. Ovo je samo administrativna provjera kako bi se osiguralo da su sve ponude primljene prije roka, da su sva potrebna plaćanja obrađena i da ne nedostaju stranice ili dokumenti. Kada se ova provjera završi, izrađuju se kopije prijedloga za svakog člana evaluacijskog tima.
Članovi tima započinju novu fazu evaluacije prijedloga pregledavajući svaki pojedinačni odgovor i uspoređujući ga s RFP-om ili dokumentom o specifikaciji. Svrha pregleda je utvrditi da li se prijedlog odnosi na sve stavke u RFP-u. Stavke koje nedostaju ponekad se prijavljuju koordinatoru RFP-a, koji prati tvrtku kako bi provjerio je li propust administrativna pogreška, ali u mnogim slučajevima se ne poduzima nikakva daljnja postupanja.
Ovisno o strukturi tima, svakom se dijelu RFP-a dodjeljuje težina. Neke tvrtke donose ove odluke kao grupa, a druge dopuštaju svakom članu tima da donese nezavisnu prosudbu. Ukupna težina mora iznositi do 100, a kategorije se moraju temeljiti na stvarnim zahtjevima RFP-a. Iako neke tvrtke pridaju težinu kvaliteti stvarnog podnošenja prijedloga, mnoge to ne čine, jer se na taj način u suštini dodjeljuju bodovi za podnošenje prijedloga.
Posljednja faza evaluacije prijedloga je dodjela bodova. Svaki član tima donosi nezavisnu odluku i podnosi svoju tablicu rezultata koordinatoru RFP-a, koji zatim zbraja odgovore i utvrđuje uspješan prijedlog. Cijeli ovaj proces trebao bi biti transparentan i obranljiv na sudu kao nepristran i pošten.