Evidencija inventara sadrži informacije o vrsti i količini zaliha koje subjekt posjeduje. To uključuje zalihe na raspolaganju, zalihe koji su naručeni i zalihe koji su na čekanju za rad u tijeku. Također je poznat kao zapis o dionicama.
Tipičan zapis inventara može se pronaći u priručniku ili u računalnoj datoteci. Njegova složenost ovisi o veličini poduzeća, raznolikosti obrađenih proizvoda i obujmu proizvodnje. Mnogi računi zaliha imat će opis svakog komada i informacije o njegovoj lokaciji, količini i identifikacijskom broju.
Cjelokupna evidencija zaliha sadrži podatke o svim artiklima na zalihama. Ne uključuje nikakve druge uvjete. Ovo je obično osnova iz koje se mogu izraditi druge vrste računa zaliha.
Evidencija inventara također može uključivati stavke na zalihama koje će uskoro biti puštene u proizvodnju. To pomaže tvrtki dati ideju o tome kada treba ponovno naručiti, uz praćenje redovitog protoka materijala. Također pomaže organizaciji da odredi koliki je postotak zaliha u upotrebi u bilo kojem trenutku i ima li previše neaktivnih zaliha. To može olakšati određivanje količine zaliha pri ruci i tako smanjiti troškove održavanja viška zaliha.
Drugi uobičajeni dio evidencije inventara je popis artikala koji su naručeni. Ovaj zapis također može pomoći tvrtki u održavanju adekvatnih zaliha otkrivanjem ima li dovoljno zaliha redovito na raspolaganju za nesmetano odvijanje proizvodnje. To može biti učinkovit način da se utvrdi je li naručeno dovoljno zaliha ili ne, uz izradu vremenskog okvira za očekivane isporuke.
Račun zaliha također će pratiti promjene u zalihama. To uključuje količinu zaliha na raspolaganju, ulazne stavke i odlazne artikle. Svaka stavka se prati i, ovisno o sustavu, stavke se mogu organizirati po vrsti.
Postoji nekoliko namjena za evidenciju inventara, od pružanja informacija o dnevnim financijama do pripreme godišnjih poreza. Može se koristiti za planiranje strategije, poboljšanje troškovne učinkovitosti operacija i praćenje obujma proizvodnje. Razumijevanjem gdje se svaki komad drži, moguće je poboljšati učinkovitost operacija preuređivanjem i održavanjem zaliha na mjestu koje je najkorisnije za proizvodnju. Račun zaliha također može pomoći tvrtki da osigura da zalihe nisu potrošene, ukradene, oštećene ili na drugi način neisplative.