Račun narudžbenice je dokument koji se koristi u poslovnim transakcijama. Naziv ovog dokumenta proizlazi iz činjenice da je uključen broj narudžbenice. Taj će se broj tada koristiti tijekom cijelog trajanja transakcije. Moguće je imati brojne fakture narudžbenice između kupca i prodavatelja u bilo kojem trenutku. Takav dokument se može koristiti za robu ili za usluge.
Da bi ugovor bio legalan, mora postojati ponuda i prihvaćanje. Razmjena novca i robe između kupca i dobavljača je ugovor. U takvoj situaciji, račun narudžbenice može se promatrati kao ponuda jer kupac izražava spremnost za kupnju određene količine određene robe po određenoj cijeni. Dobavljač prihvaća ispunjavanjem narudžbe, izdavanjem računa i primanjem plaćanja.
Račun narudžbenice općenito sadrži brojne informacije. Kupac bi trebao biti jasno identificiran, uključujući njegove podatke za kontakt. Osim toga, obično postoji prostor za adresu dostave jer tvrtke mogu imati više od jednog mjesta poslovanja. Broj narudžbenice vrlo je važan podatak koji se obično nalazi na vrhu dokumenta ili blizu njega.
Osoba koja vrši narudžbu treba biti navedena na računu. Uglavnom su uključeni posebni uvjeti koji se odnose na transakciju. Narudžbu treba detaljno opisati, uključujući nazive artikala ili usluga, količinu, sku-brojeve i cijene. Kupac također može obračunati porez, dostavu i rukovanje i druge troškove.
Račun narudžbenice može zaštititi i kupca i prodavatelja. U ime kupca postoje dokazi da je tražio određeni broj određenih proizvoda i očekivao da će platiti određenu cijenu. Ako prodavatelj nudi druge proizvode ili usluge ili pokuša povećati cijenu, kupac će imati dokument koji bilježi njegovu originalnu ponudu. Prodavatelj je zaštićen jer bi bez takvog dokumenta kupac mogao zatražiti robu, a potom je odbiti prihvatiti ili platiti.
Mogu postojati brojne fakture narudžbenica jer kupac može poslati nove narudžbe prije nego što se prethodne narudžbe popune. Na primjer, recimo Charlie’s Maintenance dobiva ugovor za zamjenu krova. Charlie može koristiti fakturu narudžbenice kako bi zatražio zalihe za posao. Kasnije tog dana, Charlie’s Maintenance bi mogao dobiti još jedan ugovor za popravak doka. Zalihe potrebne za ovaj posao vjerojatno bi bile stavljene na drugu fakturu narudžbenice.
Ovo naglašava važnost broja narudžbenice. Kad god dvije strane komuniciraju, ovaj će se broj općenito koristiti za uklanjanje zabune. To uključuje kada se postavljaju upiti o statusu narudžbe, kada se šalju obavijesti o zakašnjelim narudžbama i kada se izdaju računi.