Pojednostavljeno, financijsko izvješće projekta je dokument koji prikazuje ukupnu izvedbu projekta, njegov vremenski okvir i proračun. Mnoge tvrtke i tvrtke koriste ih za praćenje profitabilnosti i troškova raznih pothvata, a korisni su i vladama i drugim organizacijama. Specifičnosti onoga što je uključeno obično će donekle varirati ovisno o prirodi predmetnog projekta, ali u većini slučajeva temeljni elementi svih izvješća su otprilike isti: svi iznose osnovne prihode i rashode, na primjer, kao i definiranje metode raspodjele; većinu vremena također identificiraju sveobuhvatne ciljeve projekta i očekivanja koja napreduju. Izvješća često zahtijevaju vanjske strane koje imaju financijski interes u projektima koji se opisuju, a u mnogim slučajevima uspjeh i kontinuirano financiranje poduzeća ovisi o tome jesu li investitori zadovoljni brojevima i statistikama koje se prenose. Ponekad su izvješća uključena uz veće godišnje izvješće korporacije, koje se obično dostavlja dioničarima, ali se također obično može zatražiti i objaviti neovisno. Vrijeme obično ovisi o tome kada je projekt gotov ili, alternativno, kada veliki investitori žele izvješće o napretku.
Općenito razumijevanje financijskih izvještaja i izvješća
Financijski izvještaji su kritični za sve poslovne pothvate, bilo velike ili male, te radi li se o dobiti ili ne. Postoji mnogo različitih tipova, uglavnom za usklađivanje s mnogo različitih ciljeva. Izvještaj o dobiti i gubitku, također poznat kao izvješće o prihodima i rashodima ili izvješće o zaradama i rashodima, jedan je primjer; drugi je bilanca ili izvješće o stanju računa. Izvješće o novčanom toku rjeđe je u manjim subjektima i rijetko ga kreiraju pojedinci.
U većini slučajeva, ono što posebno projektno financijsko izvješće čini jedinstvenim je njegov opseg. Sve tri osnovne vrste financijskih izvještaja mogu se koristiti široko ili posebno, a svi se mogu uključiti u izvješće o projektu ako se koriste za detaljne informacije o izgledima ili uspješnosti određenog, izoliranog projekta.
Specifičnosti onoga što projektna izvješća moraju detaljizirati
Tipično financijsko izvješće projekta obično uključuje pisanu priču kako bi se čitatelj informirao o ciljevima projekta i napretku. Ovaj dio izvješća također će raspravljati o prekoračenjima projekta i problemima koji utječu na financijsku uspješnost. Izvješćivanje o tome koliko je novca dobiveno ili izgubljeno tijekom određenog vremenskog razdoblja, kako se ta dobit ili gubitak pojavio na različitim računima i koliko je novca došlo od aktivnosti generiranja prihoda, investicijskih aktivnosti i zajmova također je uobičajeno uključeno. Mnogo toga varira ovisno o samom projektu, a duži i složeniji poduhvati zahtijevaju više. Međutim, uključeni temeljni elementi obično su prilično dosljedni.
Prihodi i rashodi
Obično je u projektnom računovodstvu potrebno vrlo precizno rasporediti prihode i rashode. Na primjer, prihod mora biti izravno povezan s projektom. U većini slučajeva troškovi će biti kategorizirani u dvije široke skupine: izravni i neizravni troškovi.
Izravni troškovi nastaju isključivo zbog projektnih aktivnosti, kao što su radna snaga i zalihe projekta. Neizravni troškovi se dijele s drugim projektima ili aktivnostima. To uključuje upravljanje iznad upravljanja projektom i nekoliko funkcija podrške, kao što je kontrola kvalitete ili marketing.
Alokacija neizravnih troškova često je malo kompliciranija. Iako postoje standardi za alokaciju koje su razvili računovodstveni stručnjaci, oni mogu biti otvoreni za raspravu. Primjer takve rasprave o troškovima je ispravan način raspodjele vremena voditelja odjela za podršku koji nije u vezi s projektima s nekoliko tehničkih ljudi dodijeljenih različitim voditeljima projekta za kontrolu kvalitete. Ako voditelj kontrole kvalitete zapravo ne treba pregledati posao koji je obavio njegov zaposlenik, treba li i dalje odvojiti dio svog vremena za upravljanje zaposlenikom zbog neizravnih troškova osiguravanja uredskog prostora, zapošljavanja, obuke i drugih povezanih troškova upravljanja s stavljanjem tehničkog zaposlenika na raspolaganje projektu donekle je kontroverzno – neka izvješća to uključuju, dok druga ne.
Definiranje većeg opsega
Još jedna briga pri pregledu financijskog izvješća projekta je definicija opsega projekta. Projekti se često proširuju ili reprogramiraju, ili doživljavaju promjenu u razinama financiranja. Izvod rada koji opisuje posao koji se treba izvesti, raspored i trošak potrebno je pravovremeno revidirati. Ova proširena radna aktivnost treba biti jasno navedena u pisanom dijelu financijskog izvješća projekta kako bi se mogla jasno utvrditi učinkovitost i uspjeh projekta.