Fizički inventar se može točno odnositi na dvije odvojene, ali povezane ideje, a značenje je uglavnom povezano s tim da li se izraz koristi za označavanje stvari ili procesa nečega činjenja. Fizički inventar se često može odnositi na inventar pri ruci proizvoda pronađenih u trgovini, obično maloprodajnom objektu, a može se nazvati i stvarnim zalihama ili “na rukama”. Ovaj se inventar također može odnositi na proces kojim se broji zalihe u trgovini kako bi se utvrdila kvantitativna vrijednost samog zaliha.
Razlika između dvije upotrebe riječi u osnovi je u tome da li se izraz koristi kao imenica ili kao glagol. Kada se koristi kao imenica, izraz se često koristi u maloprodaji kako bi se utvrdilo koliko je proizvoda dostupno za prodaju kupcima. Budući da će mnogi kupci napustiti trgovinu praznih ruku ako ne mogu pronaći proizvod koji traže, važno je osigurati dovoljno zaliha u trgovini. Inventar je također obično vezan za zalihe i nadopunjavanje polica kako bi se osiguralo da su proizvodi u trgovini lako dostupni kupcima.
To je često u suprotnosti s računalnim inventarom, što je ono što evidencija o primljenim pošiljkama i prodaji artikala u trgovini ukazuje da se u trgovini treba pronaći. Pogreške u otpremi, krađa, neprikladni procesi u registru i drugi čimbenici mogu stvoriti razliku između fizičkog ili stvarnog inventara i računalnog inventara. Za mnoge tvrtke, neslaganje između ova dva broja naziva se ili smanjenjem, za stavke s manje fizičkog inventara od računalnog inventara, ili povećanjem, kada je stvarni inventar veći od inventara računala. Oboje se obično smatra negativnim, jer često ukazuju na gubitak tvrtke ili loš učinak suradnika na nekoj razini.
Kada se koristi za opisivanje procesa, fizički inventar se obično obavlja jednom godišnje ili slično redovito. Ovisno o veličini trgovine, prebrojavanje zaliha može potrajati samo nekoliko sati ili nekoliko dana, a mogu ga obavljati zaposlenici trgovine ili vanjski izvođači angažirani za obavljanje popisa. Za veće trgovine ili za odjele trgovina koje su posebno popularne među kupcima ili su vjerojatnije da će biti na meti kradljivaca, dnevno ili tjedno prebrojavanje također se može izvesti kao dio tekućeg fizičkog inventara.