Fleksibilna odstupanja proračuna razlika je između iznosa koji tvrtka planira potrošiti ili zaraditi tijekom određenog vremenskog razdoblja i iznosa koji zapravo troši ili zarađuje. Varijanca ili razlika može biti ili pozitivan broj, što znači da troškovi premašuju proračun ili prihod premašuje očekivanja, ili negativan broj s troškovima manjim od očekivanih ili prihodima manjim od planiranih. Menadžeri i investitori mogu koristiti fleksibilnu varijaciju proračuna za mjerenje učinka ne samo tvrtke, već i različitih menadžera.
Kada se stvarni učinak tvrtke ili odjela razlikuje od planiranog za mjesec, tromjesečje ili čak godinu, mjerenje fleksibilne varijance proračuna pomaže u kontroli troškova. Pokušaj primjene standarda statičkog proračuna ne funkcionira ako se očekivani troškovi ili zarada razlikuju, što onemogućuje procjenu profitabilnosti ili učinka tvrtke. Bez točnog načina mjerenja učinka, menadžment ne može znati jesu li potrebne korekcije u poduzeću ili radnjama odjela.
Da bi fleksibilna varijacija proračuna funkcionirala, tvrtka prvo mora imati statički ili fiksni proračun. Statički proračun planira određeni iznos prihoda i određeni iznos rashoda, na temelju predviđanja menadžmenta o tržišnim uvjetima i uspješnosti tvrtke. Kada gledaju varijance, menadžeri ili investitori i dalje koriste iste fiksne vrijednosti troškova i prihoda koje su postavljene u statičkom proračunu. Ako su vrijednosti troškova ili prihoda bile promjenjive u statičkom proračunu, tada fleksibilni proračun također mora koristiti varijabilne brojke za te vrijednosti troškova ili prihoda.
Razlike u stvarnim troškovima ili zaradama tvrtke u odnosu na one koje su projicirane statičnim proračunom pružaju vrijedne informacije o uspješnosti. Na primjer, može se činiti da tvrtka zarađuje više novca prodajom većeg broja jedinica tijekom mjeseca ili tromjesečja od onoga što se izvorno očekivalo u statičkom proračunu. Fleksibilno odstupanje proračuna, međutim, moglo bi pokazati da je zarađeni iznos po jedinici bio niži od predviđenog, što bi moglo dovesti do toga da tvrtka napravi manji neto prihod od većeg broja prodaja.
Procjena uspješnosti pojedinog menadžera pomoću fleksibilne varijacije proračuna dobro funkcionira samo ako se za ocjenu koriste odgovarajuće informacije. Sve informacije o proračunu, bilo iz statičkog ili fleksibilnog proračuna, moraju biti u djelokrugu odgovornosti upravitelja koji se ocjenjuje. Što je viši nivo menadžera ili ovlasti u poduzeću, to bi se više od ukupnih varijacija proračuna tvrtke trebalo koristiti za mjerenje njegovog učinka.