Formalna organizacijska struktura odnosi se na vrstu strukturirane i planirane organizacijske strukture koju organizacija može usvojiti. Ova vrsta organizacijske strukture izravna je suprotnost neformalnoj formalnoj strukturi, koja se ne pridržava niti jedne vrste formalne strukture. Kao što naziv govori, struktura se bavi redoslijedom operacija u organizaciji. Nastoji definirati uloge pojedinaca na radnom mjestu i očekuje od njih da se pridržavaju određenih uloga.
Jedan od atributa formalne organizacijske strukture je činjenica da ona dijeli uloge pojedinaca u organizaciji na hijerarhijski način, od vrha do dna. Mjesto na vrhu rezervirano je za najvažnijeg pojedinca u organizaciji. Ova razina važnosti kaskadno se spušta prema dolje, definirajući pojedince koji slijede, kao i ono što čini uvjete njihovih različitih ureda. Na primjer, tvrtka s mnogo podružnica može imati jednog glavnog izvršnog direktora (CEO), koji je najvažniji izvršni direktor u organizaciji. Različite podružnice mogu imati menadžere koji su zaduženi za svoje podružnice, ali i dalje moraju odgovarati izvršnom direktoru. Svaka podružnica imat će formalnu strukturu u kojoj će upravitelji podružnica biti najviši rukovoditelji, nakon čega slijede različiti voditelji odjela, a zatim supervizori itd.
Svrha stvaranja formalne organizacijske strukture u poduzeću je spriječiti kaos koji bi nastao da pojedinci ne znaju što se od njih očekuje u različitim situacijama. Drugi razlog za uspostavu ove vrste strukture je da poduzeća budu uređenija, organiziranija i učinkovitija. Međutim, može se primijeniti na većinu vrsta poslovnih modela; uglavnom ga koriste velike organizacije s mnogo zaposlenika i odjela.
Iako formalna organizacijska struktura može učiniti tvrtku učinkovitijom, ona također ima svoje nedostatke. Različite razine odjela i vodstva stvaraju usko grlo koje svaki važan proces donošenja odluka može učiniti zamornim. Na primjer, ako radnici u proizvodnom pogonu imaju bilo kakvu pritužbu, morat će proći preko svog neposrednog nadzornika, koji može imati generalnog nadzornika. Glavni nadzornik će prigovor proslijediti upravitelju pogona, koji je može proslijediti odjelu ljudskih resursa. Tada će odjel ljudskih resursa razmotriti pritužbu i odlučiti hoće li je proslijediti voditelju poslovnice, koji će je proslijediti regionalnom upravitelju. Ovaj zamoran proces bi se nastavio sve dok pritužba ne stigne u glavni ured, ponavljajući isti postupak dok ne stigne do glavnog direktora.