Većina moderne civilizacije oslanja se na automatizaciju sustava i računalnu obradu. Svaki računalni uređaj sadrži datoteke podataka koje obično koriste pojedinačne aplikacije na računalu. Format datoteke definirana je specifikacija o tome kako će datoteka biti kodirana za pohranu unutar računala.
Kodiranje je pretvaranje podataka u određeni format datoteke. Datoteke moraju biti kodirane prije nego što se mogu spremiti u uređaj za pohranu datoteka. Ovaj proces kodiranja je neophodan da bi softverski program razumio informacije u datoteci.
Aplikacija za obradu teksta računalni je program dizajniran za automatizaciju pisanja dokumenata. Posebni znakovi se koriste unutar ovih aplikacija za hvatanje naredbi kao što su kartice, uvlake i veličina fonta. Ovi posebni znakovi se kodiraju u format datoteke kada se dokument sprema. Ovo kodiranje omogućuje softveru da prikaže dokument u istom stilu u kojem je spremljen.
Obično formati datoteka nisu zamjenjivi između softverskih aplikacija. Svaki dobavljač softvera stvara vlasnički format datoteke za svoju specifičnu softversku aplikaciju. To čini dijeljenje datoteka između softverskih aplikacija iznimno teškim.
MP3 je format za kodiranje digitalnih audio datoteka koji je danas široko dostupan. Ovaj format omogućuje audio uređajima za reprodukciju glazbe. Definiranjem standardnog formata za digitalni audio, datoteke se mogu lako dijeliti između računalnih sustava. Većina modernih stereo sustava i audio sustava automobila podržavaju MP3 format.
Eksplozijom interneta formati su postali obična abecedna juha. Danas je dostupan širok raspon formata video i audio datoteka. Ovi su formati potrebni za video softverske aplikacije da razumiju kako prenijeti video na monitor. Ovaj nestandardni pristup formatima stavio je teret upravljanja formatom na korisnike aplikacija.
Datoteke računalne grafike i fotografije imaju različite formate. Ovi formati su jedinstveni na temelju jasnoće i veličine datoteke koja će biti spremljena. Veličina datoteke fotografije temelji se na jasnoći potrebnoj za fotografiju. Veća jasnoća zahtijeva veću veličinu datoteke koja podržava kodiranje posebnih elemenata podataka potrebnih za fotografije.
Šifriranje je drugi oblik formata datoteke. Softversko šifriranje je proces transformacije skupa podataka u nečitljiv format. Ovaj format se može dešifrirati samo posebnim ključem. Softversko šifriranje se obično koristi za osiguranje osjetljivih datoteka od neželjenog pregleda.
Nisu svi formati datoteka vlasnički. Danas postoji nekoliko otvorenih formata datoteka dostupnih na Internetu. Upotreba otvorenih formata datoteka olakšava dijeljenje informacija između računala.