Zaposlenik prima nadoknadu fleksibilnog računa potrošnje (FSA) putem računa troškova kojeg sponzorira poslodavac. Da bi primila naknadu, osoba mora imati akumulirane kvalificirane troškove medicinske ili ovisne njege, prema pravilima US Internal Revenue Service (IRS). Općenito, poslodavci nude dvije vrste fleksibilnih računa potrošnje, a zaposlenici se moraju upisati u bilo koji program kako bi dobili pokriće u bilo kojoj godini. Zaposlenik može dobiti naknadu od FSA podnošenjem poslodavcu pismenog dokaza o plaćenim troškovima.
Kako bi se kvalificirao za FSA naknadu, zaposlenik mora “odabrati” jednom godišnje sudjelovati u FSA-u koji sponzorira poslodavac. FSA, koji dolazi kao dio većine paketa beneficija koje neke tvrtke nude svake godine, je račun troškova koji zaposleniku omogućuje da odvoji određeni iznos novca bez poreza. Sredstva za FSA obično se odbijaju od plaće zaposlenika. Mogućnosti zdravstvene skrbi i ovisna skrb su dvije vrste FSA.
Račun fleksibilne potrošnje u zdravstvu može se koristiti za plaćanje participacije za zdravstveno osiguranje i lijekova na recept, između ostalih troškova. FSA za ovisnost može se koristiti za troškove skrbi za djecu ili starije osobe, na primjer. Maksimalni iznosi računa troškova mogu varirati ovisno o poslodavcu, vrsti FSA-a, kao i godini plana. Sva sredstva uložena u FSA moraju se iskoristiti do kraja godine ili će se oduzeti, što se također naziva pravilom “iskoristi ili izgubi”.
Uz participaciju i lijekove na recept, zdravstveni troškovi koji ispunjavaju uvjete za nadoknadu od strane FSA uključuju franšize iz osiguranja, zubarske troškove i troškove vida te psihijatrijske i kiropraktičke usluge. Troškovi koji su prihvatljivi u okviru FSA za uzdržavanu skrb uključuju dnevni boravak ili druge usluge za djecu mlađu od 13 godina. Ostali dopušteni troškovi uključuju troškove za osobe s invaliditetom ili bolesne uzdržavane osobe koje se ne mogu brinuti sami za sebe. Kvalificirana osoba također mora biti u domu zaposlenika najmanje osam sati dnevno.
Zaposlenik mora podnijeti zahtjev poslodavcu kako bi dobio naknadu od FSA za zdravstvene troškove ili troškove njege. Da bi dobio naknadu od FSA-e u okviru opcije zdravstvene zaštite, zaposlenik mora dostaviti pisanu izjavu treće strane koja pokazuje iznos troška, dokaz da je plaćen iz svog džepa i da iznos već nije nadoknađen. Na primjer, potvrda o uplati ili liječnički račun može se podnijeti kao dio zahtjeva. Od zaposlenika se također može tražiti da potpiše izjavu kojom potvrđuje da trošak nije prihvatljiv za nadoknadu ni pod kojim drugim pokrićem.
Kako bi dobio nadoknadu za uzdržavanu skrb FSA, zaposlenik također mora dostaviti poslodavcu pisanu izjavu u kojoj se navodi iznos troškova i dokaz o uplati. Trošak ne smije biti prethodno nadoknađen ili ispunjavati uvjete za nadoknadu u okviru nekog drugog plana. Primjer dokaza uključuje račun od pružatelja usluga dječjeg vrtića. Iznosi FSA nadoknade razlikuju se ovisno o troškovima koje je zaposlenik ostvario tijekom planske godine.