Funkcionalni zapis, koji se također naziva operativni zapis, pisani je dokument koji prikazuje aktivnosti tvrtke i okolne događaje. Bilježi određene informacije u određenom formatu, ali nije administrativni zapis. Ova vrsta dokumenta najčešće se stvara u trenutku kada se aktivnost događa ili blizu nje i obično se smatra najpouzdanijom verzijom događaja jer je stvorena u vremenu blizu informacija koje predstavlja.
Poduzeća vode evidenciju kako bi mogla djelovati učinkovitije, izvještavati o svojim aktivnostima investitorima i vladinim agencijama i ocjenjivati učinak u odnosu na povijesnu pozadinu. Mnogi obrasci koje tvrtka stvara kako bi joj pomogli u vođenju evidencije su administrativni, kao što su listovi za kontakt zaposlenika. Ovi obrasci dokumentiraju standardne uredske operacije i stvari za koje menadžeri očekuju da će se redovito događati.
Poduzeća često moraju prikupljati informacije koje nisu administrativne ili standardne. Ove informacije su često jedinstvene u vremenu, iako način na koji su informacije zabilježene može biti ujednačen. Za dokumentiranje ovih informacija, tvrtka koristi funkcionalni zapis ili pisani zapis onoga što se dogodilo, što omogućuje tvrtki da istovremeno podnese račun i dohvati informacije u budućnosti ako je potrebno.
Postoji mnogo različitih vrsta funkcionalnih zapisa. Možda je najlakši način za razumijevanje upotrebe ove vrste alata ispitati nekoliko uobičajenih primjera. Izvješće o incidentu je vrsta funkcionalnog zapisa. Poduzeća često zahtijevaju od osoblja da popuni izvješće o incidentu u kojem se točno opisuje što se dogodilo ako se zaposlenik ili klijent ozlijedi u prostorijama ili dok sudjeluju u poslovanju tvrtke. Ovaj funkcionalni zapis ispunjava se samo kada je to potrebno, ali je kritičan jer dokumentira događaje riječima uključenih osoba, blisko u vremenu kada se događaj dogodio.
Druga vrsta funkcionalnog zapisa je obrazac za povratne informacije korisnika. Neće svaki kupac ispuniti obrazac za povratne informacije, a kupac će to obično učiniti samo kada ima nešto konkretno za reći o usluzi tekućeg dana. Obrazac za povratne informacije je funkcionalni zapis jer dokumentira jedinstveni događaj koji se dogodio u određeno vrijeme riječima uključene osobe.
Putna karta je funkcionalni zapis koji se češće popunjava. Često će tvrtka natjerati svoje vozače da popune izvješće s detaljima putovanja svaki put kada vozač izvadi službeno vozilo. Na taj način, ako upravitelj mora odgovoriti na pitanja o radu vozila koja se dogodila u prošlosti, on ima istovremeni prikaz aktivnosti koji je pripremio vozač za pregled.
Funkcionalni zapisi mogu pružiti poduzeću zaštitu od odgovornosti. Kupci i zaposlenici često imaju godine da podignu tužbu protiv tvrtke zbog brojnih građanskih prekršaja. Bez suvremene evidencije događaja, bilo bi teško za poduzeće dokazati što se točno dogodilo u prošlosti.