Poduzeća mogu obračunati ugovore o zakupu ili kao troškove poslovanja ili kao kapitalna ulaganja. Odluka utječe na financijske izvještaje tvrtke i njome se može manipulirati kako bi se prikazala netočna slika njezina financijskog stanja. U SAD-u, Općeprihvaćena računovodstvena načela (GAAP) koja reguliraju financijsko izvješćivanje za korporacije postavljaju standarde za kontrolu manipulacije financijskim izvještajima putem klasifikacije ugovora o najmu. Računovodstvo najma prema GAAP-u zahtijeva od računovođa primjenu četverostrukog testa na najam kako bi utvrdili treba li ga klasificirati kao poslovnu ili kapitalnu obvezu.
Općenito, postoje dvije vrste poslovnog najma, koji uključuju operativni i kapitalni leasing. Ugovorom o najmu tvrtka može iznajmiti opremu uz mjesečno plaćanje bez potpune kupnje opreme. Ako ugovorom o najmu tvrtka ima pravo korištenja opreme na određeno vrijeme bez prava vlasništva, mjesečno plaćanje smatra se operativnim troškom. Trošak se otpisuje kao obični godišnji poslovni rashod i odražava se u računu dobiti i gubitka društva.
Ako ugovor o najmu prestaje s tvrtkom koja je vlasnik opreme ili dopušta poduzeću da kupi opremu po sniženoj cijeni na kraju roka najma, najam se smatra kapitalnom obvezom. U ovom scenariju, najam ima više zajedničkog s dugoročnim aranžmanom financiranja nego s pravim ugovorom o najmu. Kapitalni leasing stvara imovinu i obvezu u bilanci poduzeća. Tvrtka mora svake godine amortizirati imovinu i može odbiti samo kamate plaćene na leasing.
Korporacije obično radije klasificiraju najmove kao operativne troškove kako bi ih zadržale izvan bilance. Plaćanje najma u računu dobiti i gubitka izgleda kao kratkoročni trošak koji se u bilo kojem trenutku može odbaciti ako poduzeće treba smanjiti troškove kako bi sačuvalo profitabilnost. Suprotno tome, bilančna obveza utječe na financijski položaj poduzeća, jer se radi o obvezi s višegodišnjim učinkom koja se često ne može poništiti bez značajnih troškova.
GAAP računovodstvo najma je izmijenjeno kako bi se spriječila manipulacija bilancem pogrešnom klasifikacijom najma. Financijski standardi u SAD-u sada zahtijevaju od računovođa da primjene četverostruki test na ugovore o najmu prije nego što ih klasificiraju kao operativni ili kapitalni. Ako ugovor o najmu sadrži bilo koji od četiri testna kriterija, trebao bi se pravilno klasificirati kao kapitalna obveza prema GAAP računovodstvenim standardima o najmu.
Dva od GAAP računovodstvenih kriterija najma za kapitalne najmove odnose se na raspolaganje opremom na kraju ugovora. Ako tvrtka posjeduje opremu ili ima opciju na kraju kupiti opremu po povoljnoj cijeni, najam se smatra kapitalom. Također, ako je sadašnja vrijednost plaćanja najma veća od 90 posto fer tržišne vrijednosti opreme ili ako je rok najma duži od 75 posto vijeka trajanja imovine, ugovor se smatra kapitalnom obvezom.