Gotovinski trošak je trošak koji se plaća odmah u gotovini ili ekvivalentu kao što je ček ili novčana uputnica. To je u suprotnosti s troškovima plaćenim na kredit, bilo putem kreditnog ugovora s dobavljačem ili korištenjem kreditne kartice ili kreditne linije za pokrivanje troškova. Poduzeća koja koriste metodu gotovinskog računovodstva bilježe gotovinske troškove čim nastanu i bilježe troškove kredita samo kada se gotovina plaća za podmirenje kreditnih računa. Ova računovodstvena metoda može predstavljati neke izazove, što je dovelo do toga da mnoge tvrtke radije koriste obračunsko računovodstvo za praćenje aktivnosti svojih računa.
U osnovi, gotovinski trošak je svaki trošak koji se plaća unaprijed u odmah raspoloživim sredstvima. Sredstva za takve troškove uzimaju se izravno s računa poduzeća, umjesto da se odobravaju na kredit i vraćaju kasnije. Postoje mnoge vrste transakcija u kojima su plaćanja u gotovini potrebna radi sigurnosti i sve bi se to bilježilo kao gotovinski troškovi za potrebe knjigovodstva. Neki ljudi i tvrtke rade u potpunosti u gotovini zbog praktičnosti ili drugih razloga i stoga imaju samo gotovinske troškove.
U računovodstvu gotovine, kad god se izvrši gotovinsko plaćanje radi podmirenja gotovinskog troška, ono se bilježi u glavnoj knjizi, zajedno s podacima o transakciji. Jedan od problema s ovom metodom je što ne postoji mehanizam za evidentiranje kreditnih transakcija, pa stoga glavna knjiga ne daje točan prikaz uvjeta poslovanja. Poduzeće bi moglo imati nepodmirene kreditne transakcije koje nisu evidentirane, stvarajući pogrešan prikaz njegovog financijskog zdravlja.
Trošak gotovine može uključivati račune koji se odmah podmiruju, tekuće troškove plaćene u gotovini, mnoge režije i tako dalje. U metodama obračunskog računovodstva, osim evidentiranja gotovinskih troškova kako nastaju, računovođe bilježe i kreditne transakcije. Evidentiranjem ovih transakcija kada se dogode, čak i ako se novac još nije promijenio, tvrtka može bolje pratiti svoju financijsku situaciju i stvarati iskreniju sliku o svojim financijama za zainteresirane strane.
Pristupi računovodstvenim metodama razlikuju se, ovisno o poslu. Mnogi su se okrenuli od računovodstva gotovinskih troškova ka obračunskom računovodstvu jer smatraju da je obračunska metoda točnija i korisnija za njihove potrebe. Računovođe mogu dati posebne savjete o računovodstvenim metodama i opciji koja bi mogla biti najprikladnija za dano poslovanje. Nakon odabira računovodstvene metode, ona se mora dosljedno primjenjivati i koristiti za smanjenje rizika od zabune, netočnih financijskih izvještaja i drugih problema.