Računovodstvo gotovine je posebna metoda računovodstva koja se koristi u bilancama nekih poduzeća. Računovodstvo gotovine se često smatra najjednostavnijim načinom računovodstva. To je alternativa obračunskom računovodstvu.
U poslovanju se obično radi i/ili roba prodaje prije nego što se primi plaćanje. Na primjer, pojedinac može obavljati posao po ugovoru, obavljajući uslugu. Obično se ne isplaćuje prije obavljanja usluge, već se isplaćuje po utvrđenom rasporedu koji je utvrđen uvjetima radnog odnosa.
Prema sustavu gotovinskog računovodstva, pojedinac ili tvrtka ne bilježe prihode sve dok stvarno ne primi uplatu. To znači da ako osoba proda 100 widgeta, odnosno radi 10 sati rada, novac koji duguje za widgete, a rad nije naveden kao prihod u bilanci, niti se u toj fazi smatra oporezivim dohotkom za porezne svrhe. Umjesto toga, novac je naveden kao potraživanje.
Kada je uplata stvarno primljena, novac se obračunava. Dakle, mjesečni, godišnji i tromjesečni prihodi temelje se samo na stvarnim uplatama koje su primljene. Kada osoba ili tvrtka podnese porez na dohodak, podnese zahtjev za kredit ili obavlja bilo koju drugu aktivnost koja zahtijeva od njega da dokaže svoj prihod, tada prijavljuje samo prihod koji je stvarno zaradio.
Postoji nekoliko prednosti gotovinskog računovodstva. Prvo, može biti jednostavnije jer plaćanja na čekanju ne moraju se obračunavati zajedno s kamatama. Kod obračunskog računovodstva, glavne alternative, novac se računa kao zarađeni prihod čim je zarađen. Zbog toga je teže pratiti koliko je stvarnog novca osoba primila.
Nadalje, s obračunskim računovodstvom, novac se u osnovi broji prije nego što je isplaćen. To može dovesti do problema ako se ne izvrši potpuna uplata. Ako, na primjer, pojedinac koristi obračunski računovodstveni sustav za posao koji obavlja i svoje isplate poreza na dohodak temelji na novcu koji očekuje da će primiti, njegovi porezni izračuni mogu biti odbačeni ako mu klijent ne isplati dug u cijelosti.
Osim što se prihodi računaju samo kada su primljeni, troškovi se također odbijaju samo kada su plaćeni. Dakle, iako osoba ili tvrtka može znati da je najam dospio ili da će se morati izvršiti kupnja, trošak nije naveden u bilanci sve dok novac stvarno ne istekne. To omogućuje obračun svih materijalnih likvidnih sredstava u stvarnom vremenu. Zbog jednostavnosti gotovinskog računovodstva, to je često poželjna metoda za mala poduzeća.