Grupni softver je softver koji olakšava grupi ljudi koji rade unutar istog sustava ili aplikacije, bez obzira gdje se nalaze. Takve grupne aplikacije obično su e-pošta, news grupe i chat. Uobičajene grupne aplikacije koje današnji korisnici računala lako prepoznaju uključuju Lotus Notes, sustave poslužitelja e-pošte kao što su FirstClass i Microsoft Exchange, 24Seven Office, Livelink i Workspot.
Neki stručnjaci dijele grupni softver u tri kategorije: komunikacijski alati, alati za konferencije i alati za zajedničko upravljanje. Komunikacijski alati uključuju e-poštu, faks i govornu poštu. Alati za konferencije uključuju podatkovne, glasovne i video konferencije; te oglasne ploče i sobe za razgovor. Alati za zajedničko upravljanje uključuju elektroničke kalendare, sustave za upravljanje projektima i sustave tijeka rada.
Drugi stručnjaci dijele grupni softver u dvije kategorije povezane s vremenom i dvije druge kategorije povezane s mjestom. Kada zaposlenici koriste aplikaciju u isto vrijeme, to je sinkroni grupni softver; radnici koji koriste istu aplikaciju u različito vrijeme, međutim, koriste asinkroni grupni softver. Kategorije koje se odnose na mjesto su međusobno povezane, grupni softver koji koriste ljudi na istom mjestu; i udaljenosti, grupni softver koji koriste ljudi na različitim mjestima.
Poduzeća koriste grupni softver iz raznih razloga. Jedan od primarnih razloga je zaobići tradicionalni problem zaposlenika na različitim mjestima koji trebaju raditi na istoj aplikaciji. Prijavom na mrežni ili intranet poslužitelj, zaposlenici na različitim mjestima mogu pristupiti istoj aplikaciji i imati koristi od različitih perspektiva i mišljenja drugih. Ova je funkcionalnost primarni aspekt rada na daljinu. Ako se možete prijaviti na poslužitelj tvrtke s bilo kojeg mjesta, onda ne morate biti u uredu da biste pristupili određenom grupnom softveru.
Rad na daljinu može uštedjeti na putnim troškovima i za tvrtke i za zaposlenike. Također može omogućiti komunikaciju u stvarnom vremenu kada bi inače bila nemoguća. Ova komunikacija može potaknuti bolje razumijevanje ciljeva i ciljeva poslovnih projekata, kroz grupnu raspravu o svakom koraku na putu do postizanja tih ciljeva i ciljeva.
Druga upotreba grupnog softvera je grupno rješavanje problema. Mnogo puta neki zaposlenici vide stvari drugačije od drugih zaposlenika. Ako svi rade unutar istog okvira aplikacije, mogu zajednički rješavati probleme, štedeći vrijeme i novac tvrtke. Bez grupnog softvera takva suradnja u stvarnom vremenu ne bi bila moguća.