Informacijski sustav ljudskih resursa, koji se češće naziva HRIS sustav, baza je podataka dizajnirana da omogući praćenje svih vrsta informacija vezanih za osoblje. Budući da se HRIS sustav može prilagoditi bilo kojem broju potreba ljudskih resursa, moguće je prilagoditi sustav bilo kojem okruženju tvrtke ili industrije. Sustav HRIS sposoban je za obavljanje zadataka kao što su identificiranje i praćenje kontakata s kandidatima, održavanje bitnih podataka o statusu svakog zaposlenika u tvrtki i općenito olakšavanje procesa upravljanja ljudskim potencijalima.
Jedan od najatraktivnijih aspekata HRIS sustava je jednostavnost prilagodbe. Sustav je moguće učiniti sveobuhvatnijim koliko želi poslodavac. To se postiže identificiranjem i dodavanjem specifičnih modula u sustav i aktiviranjem značajki povezanih sa svakim modulom. Na primjer, ako sustav HRIS treba pratiti funkcije obuke za novozaposlene i postojeće zaposlenike, softverski modul za planiranje omogućuje planiranje cjelokupnog programa obuke i praćenje toga tko je sudjelovao i uspješno završio svaki dio programa. .
Sustav HRIS sposoban je upravljati svim vrstama funkcija ljudskih resursa. Mogućnosti počinju s postupkom zapošljavanja, što olakšava praćenje kandidata od podnošenja prve prijave pa sve do ponude zaposlenja. Kada je riječ o izvješćivanju zaposlenika, HRIS može održavati informacije o procjenama zaposlenika, zahtjevima za premještaj u drugi odjel ili internu prijavu za unapređenje. Ove vrste mogućnosti izvješćivanja omogućuju korisniku HRIS sustava pristup i pregled cjelokupne povijesti određenog zaposlenika od trenutka prijave kroz sva unapređenja, evaluacije i povećanja plaća. Sustav se čak može koristiti za identifikaciju nagrada za produktivnost zaposlenika, kao i svih bonusa koji zaposleniku mogu pripadati kao rezultat sudjelovanja u programu za zasluge.
Nije potrebno aktivirati sve module u HRIS sustavu tijekom početnog postavljanja. Kako tvrtka raste i raspon funkcija ljudskih potencijala počinje širiti, moguće je aktivirati dodatne module prema potrebi. To omogućuje sustavu da raste s tvrtkom i nastavi da proces upravljanja ljudskim potencijalima bude jednostavniji čak i kada se poslovanje širi.