Izjava o distribuciji uključena je u službene dokumente kako bi se označila minimalna razina sigurnosti koja je potrebna za čitanje. Iako bi većina ljudi pretpostavila da se izjava o distribuciji nalazi samo u vojnim ili vladinim dokumentima, to nije slučaj. Veliki broj privatnih organizacija, posebice velikih tvrtki, banaka i istraživačkih tvrtki, također koristi ove izjave. Iako postoji mnogo različitih metoda osiguranja informacija, većina sustava temelji se na peterorazinskom američkom vojnom sustavu, četverorazinskom poslovnom sustavu ili četverorazinskom međuorganizacijskom sustavu.
Izjava o distribuciji općenito je vrlo istaknuta na dokumentu. Ako postoji naslovna stranica, nije neuobičajeno da izjava bude ispisana i na vrhu i na dnu stranice. Unutar dokumenta, izjava o distribuciji obično se nalazi na vrhu prve stranice među informacijama zaglavlja. Ove istaknute pozicije uvjeravaju vlasnike da će svatko tko pročita dokument ili imati odgovarajuće dopuštenje ili će namjerno zanemariti izjavu.
Jedna od najpoznatijih vrsta izjave o distribuciji je izjava na pet razina koju koristi američka vojska, kao i mnoge druge zapadne vojne skupine. Najviša razina je strogo povjerljivo, što znači da samo osobe s najvišim razinama dopuštenja mogu čitati dokument. Zatim se spušta kroz sigurnosne razine: tajno, povjerljivo, ograničeno i osjetljivo, ali neklasificirano. Konačna razina je Neklasificirana i dostupna je svima.
Mnoge tvrtke koriste sličan sustav izjava o distribuciji. Osnovni sustav ima povjerljivo na najvišoj razini, a slijede ga privatni, osjetljivi i javni. U mnogim je slučajevima ovaj sustav mnogo opušteniji od vladine verzije. S druge strane, kada tvrtka intenzivno surađuje s vladom ili vojskom, nije neuobičajeno da usvoje sličan sigurnosni sustav. To je osobito uobičajeno kada ljudi unutar tvrtke imaju državnu sigurnosnu provjeru kao dio svog uobičajenog posla.
Posljednji uobičajeni sustav najpoznatiji je kao sigurnosni semafor. Ovaj sustav funkcionira na principu da većina ljudi ima ukorijenjeno stajalište o određenim bojama. U ovom sustavu crveni dokumenti dostupni su samo najvišoj razini. Žuta ima širu publiku, a zeleni dokumenti dostupni su svima u organizaciji. Posljednja boja, bijela, otvorena je za javnost.
Ovaj sustav je uobičajen kada različite organizacije rade zajedno na projektu. Umjesto pokušaja integracije dvaju različitih sigurnosnih sustava, koristi se opcija semafora. Ovaj sustav također dobro funkcionira kada organizacije koje surađuju ne govore isti jezik, budući da bi se pisana izjava o distribuciji mogla pogrešno protumačiti. Jedino ograničenje je percepcija različitih boja pojedine zemlje.