Što je izjava o opsegu?

Izjava o opsegu je pisani dokument koji priprema voditelj projekta na početku svakog značajnog poslovnog ili građevinskog projekta. Ovaj dokument treba podijeliti s kupcem, ako se radi o vanjskom poslu, ili sponzorom, ako je projekt predviđen za izvođenje unutar tvrtke. Glavni cilj izjave o opsegu je pružiti detaljan prikaz ciljeva projekta, koraka poduzetih za postizanje tih ciljeva, te prepreka i troškova povezanih s cijelim procesom. Na taj način može pružiti vrstu kontrolne liste koja utvrđuje je li projekt bio uspješan ili ne nakon što je dovršen.

Posao voditelja projekta je da djeluje kao nadzornik za sve različite aspekte bilo koje vrste projekta za koji je njegova tvrtka angažirana. Ovisno o veličini projekta, ovo može biti naizgled ogroman zadatak bez neke vrste izjave o ciljevima i zadacima koje se mogu konzultirati tijekom procesa. Izjava o opsegu služi ovoj svrsi, a važna je ne samo za voditelja projekta već i za klijente kojima je posao potreban.

Mnoge stavke trebale bi biti uključene u učinkovitu izjavu o opsegu. Prvo treba identificirati razlog zbog kojeg se ovaj projekt poduzima, postavljajući ga kao svojevrsni problem koji projekt treba otkloniti. To bi trebalo biti praćeno bilo kojim proizvodom projektom namijenjen. Ovaj proizvod je u biti rješenje za problem identificiran u prvom dijelu.

Od te točke, izjava o opsegu trebala bi biti detaljnija u svojim opisima potreba i stvarnosti projekta. Izjava bi trebala pružiti jasnu sliku o tome što točno tim voditelja projekta može dostaviti procesu, a što je izvan njihova dosega i stoga moraju dati drugi. Na taj način menadžer može točno izložiti što se može očekivati ​​od svojih radnika tijekom projekta.

Drugi dio izjave o opsegu trebao bi biti posvećen troškovima, kako u smislu koliko će projekt koštati, tako i, ako se radi o nekoj vrsti poslovnog posla, iznosu novca koji bi trebao generirati. Po završetku projekta, brza konzultacija s izvornom izjavom ne bi trebala ostaviti nikakvu sumnju je li misija projekta postignuta ili ne. Djeluje kao vrsta ugovora između voditelja projekta i kupca i, ako se radi kako treba, eliminira sve neizvjesnosti koje mogu biti štetne za obje strane.