Izvješće o prisutnosti je alat koji može pomoći sucu da odredi kaznu koju treba izreći kada je osoba osuđena za kazneno djelo. Izvješće o prisutnosti procjenjuje osobne podatke o kriminalcu, kao što su prijašnja uhićenja, mentalno zdravlje i povijest zaposlenja. Ovo je pokušaj da se napravi točna slika pojedinca i životne okolnosti koje bi trebale utjecati na njegovu kaznu.
Izvješće o prisutnosti također se može koristiti za utvrđivanje okolnosti zatvaranja kriminalca. Ovaj dokument može pomoći u određivanju gdje bi pojedinac trebao odslužiti kaznu. Ponekad su dostupni posebni programi za one koji su osuđeni za zločin. Izvješće o prisutnosti može pomoći u određivanju podobnosti pojedinca za takve programe.
Ova vrsta dokumenta obično nije ograničena na trenutne informacije, a često su uključeni i mnogi pozadinski detalji. To bi moglo uključivati informacije o obitelji osobe. Na primjer, može biti relevantno da je osobu zlostavljao roditelj. Dokument može sadržavati podatke o psihičkim i tjelesnim bolestima, čak i ako je primljeno liječenje.
Izvješće o prisutnosti obično sadrži informacije o trenutnom stanju života osobe. Može uključivati pojedinosti o bračnom statusu ili je li pojedinac roditelj. Može uključivati je li osoba zaposlena ili u školi, kao i informacije o radu u zajednici.
Također treba uključiti podatke o zločinu u ovom predmetu. To uključuje troškove i broj prebrojavanja. Ako postoje suoptuženici, oni se mogu imenovati. Može se zabilježiti je li osoba ostala u pritvoru nakon uhićenja ili ne, a ako je puštena uz jamstvo, iznos se može uračunati.
Izvješće o prisutnosti gotovo uvijek sadrži podatke o prethodnim susretima sa zakonom. To se ne odnosi samo na osude, koje će se najvjerojatnije pojaviti u izvješću; može se uključiti i kompletna evidencija o uhićenju osobe.
Neke od informacija koje se nalaze u izvješću o prisutnosti dolaze izravno od kriminalca. U većini slučajeva, prije dovršetka izvješća, obavi se razgovor s osobom koja je predmet prijave. On, međutim, može odbiti suradnju s takvim intervjuom.
Budući da se ovaj dokument može koristiti za donošenje vrlo važnih odluka, njegova je točnost vrlo važna. Podatke dobivene od subjekta izvješća ili iz drugih izvora potrebno je provjeriti. U slučajevima kada provjera određenih informacija nije moguća, to treba zabilježiti.
U većini slučajeva postoji propisana procedura za sastavljanje izvješća o prisutnosti. Ovaj postupak možda neće biti isti od jedne jurisdikcije do druge. U većini slučajeva, međutim, obrani se daje mogućnost prigovoriti ili osporiti informacije sadržane u nacrtu izvješća prije izdavanja završnog dokumenta. Izvješće o nazočnosti mora biti dostupno većem broju stranaka, uključujući sud, subjekta izvješća, njegovog odvjetnika i protivnog odvjetnika.