Sažeci su kratki pregledi detaljnijih dokumenata koji se koriste u poslovanju. Izvršni sažetak može se pripremiti za brzi pregled tromjesečnog financijskog izvješća, prijedloga ili izvješća o napretku u vezi s nadolazećim projektom. Glavna funkcija ove vrste dokumenta je omogućiti brzi pregled najvažnijih činjenica ili točaka vezanih uz veći dokument bez potrebe za čitanjem velike količine podataka.
Iako postoje neke sličnosti između sažetka i sažetka ili nacrta, funkcija svakog od ovih dokumenata je vrlo različita. Nacrt je obično preteča većeg prijedloga ili informativnog dokumenta i služi kao smjernica za izradu tog većeg dokumenta. Sažetak je, kao i sažetak, dokument koji se priprema nakon što je veći dokument dovršen, ali je obično kraći i nije toliko detaljan kao sažetak. Osim toga, sažetak može uključivati tehnički jezik koji je inače isključen iz sažetka.
Dobro izrađen izvršni sažetak obično ima od tri do dvanaest stranica i uključuje nekoliko važnih odjeljaka. Ova vrsta izvršnog izvješća obično će sadržavati kratak uvod u razlog za projekt ili veće izvješće, pružiti bitne pozadinske podatke o projektu, a zatim prijeći na pružanje kratkih sažetaka analize povezane s projektom. Kao završni element, sažetak će predstaviti zaključke donesene u širem dokumentu i predložiti moguće smjerove djelovanja na temelju tih zaključaka.
Budući da neki projekti mogu uključivati više od jednog izvješća, moguće je koristiti jedan sažetak za pokrivanje ključnih točaka koje se nalaze u svim povezanim dokumentima i istraživanjima. To može biti vrlo korisno, budući da će pravilno pripremljen sažetak sadržavati dovoljno informacija kako bi se donositeljima odluka omogućilo da odrede što bi se dalje trebalo dogoditi s projektom. Općenito, ovaj sažetak je predstavljen s popratnim dokumentima u ruci, stvarajući pravi izvršni portfelj koji se u potpunosti bavi projektom ili prijedlogom. Ova izrada potpuno detaljnog izvršnog prijedloga koji koristi sažetak kao naslovni dokument omogućuje donositelju odluke mogućnost detaljnijeg istraživanja određene točke ako to želi.
Iako se često smatra alatom u velikom poslovanju, koncept sažetka može se primijeniti u svakoj organizaciji koja se upusti u projekt bilo koje vrste. Mala poduzeća koja osmišljavaju marketinšku strategiju mogu koristiti ovaj model dokumenta. Neprofitne organizacije također mogu smatrati da je priprema ovog tipa sažetka vrlo korisna kada se rješavaju pitanja s upravnim odborom neke vrste.