Velike organizacije obično koriste skupinu osoblja kao način definiranja različitih vrsta zaposlenika. Razvoj ovog pojma usko je povezan s usvajanjem informacijskih sustava ljudskih resursa (HRIS), koji su revolucionirali poslovne procese ljudskih resursa u širokom rasponu tvrtki. Grupa osoblja koristi se za zadovoljavanje tri potrebe za pokretanjem: stvaranje metode identificiranja zaposlenika koji imaju specifične zajedničke funkcije, omogućavanje lakšeg održavanja i testiranja te praćenje aktivnosti po grupi.
Kada definirate skupinu osoblja, najlakši način za to je revidirati organizacijsku strukturu na visokoj razini. Sindikalne grupe su mjesto za početak, jer će unutar sindikalne grupe svi zaposlenici imati zajedničke specifične uvjete zapošljavanja. To može uključivati pravo na godišnji odmor, pravila za obračun prekovremenog rada, sindikalne pristojbe i uvjete radnog staža.
Nomenklatura koja se koristi za definiranje grupe osoblja varira, a ovisno o korištenom softveru za ljudske resurse, mogu postojati ograničenja u broju znakova. Obično većina organizacija koristi akronim za sindikat ili opis primarnog radnog mjesta za identifikaciju skupina osoblja. Iako se niz brojeva može koristiti, on brzo može postati vrlo složen za osoblje ljudskih resursa, arhitekte podataka i druge ljude koji trebaju manipulirati podacima.
Nakon što se sindikalnim grupama dodijeli jedinstvena skupina osoblja, sljedeća faza je definiranje grupa za preostale zaposlenike. U tu svrhu koriste se različite metodologije, ovisno o složenosti organizacije. Pogledajte različite pozicije ili opise poslova i identificirajte zajedničke karakteristike koje pokrivaju više zaposlenika. Te bi zajedničke karakteristike trebale biti stavke za koje će tvrtka morati moći izraditi jedinstvena izvješća. Izvršni direktori na potpredsjednicima i višoj razini često su grupirani u jednu skupinu osoblja.
Izbjegavajte stvaranje grupe osoblja prema lokaciji ili sličnoj strukturi izvješćivanja. Te su zajedničke karakteristike već identificirane putem poštanske adrese, indikatora lokacije i brojeva poslova ili naslova. Umjesto toga, gledajte jednu razinu više, usredotočujući se na slične uvjete za plan beneficija ili poslove.
Grupe osoblja trebale bi biti organizirane u strukturu koja što je moguće više oponaša stvarnu organizacijsku strukturu. Trebale bi postojati opcije kako bi se omogućilo pokretanje izvješća za različite grane organizacijske strukture, spajajući više skupina osoblja zajedno prema potrebi. Sažeta izvješća obično su programirana za korištenje hijerarhijske strukture kako bi se zadovoljile te potrebe i mogu se ugraditi u zaslone za odabir izvješća.
Važno je ispravno identificirati grupe osoblja, jer se sve promjene zajedničkih karakteristika grupe mogu jednom promijeniti i primijeniti na sve zaposlenike u ovoj grupi. Na primjer, ako svo sindikalno osoblje ima pravo na godišnje povećanje plaće, tada se ova promjena može primijeniti na određenu skupinu osoblja. To uvelike pojednostavljuje zahtjeve za programiranje, testiranje i komunikaciju.