Baš kao što web preglednik treba organizirati podatke kako bi korisnici mogli tražiti rezultate, klasifikacija dokumenata omogućuje organizacijama da pojednostave pronalaženje važnih informacija. Kategorizacija dokumenta se provodi drugačije nego korištenjem algoritama tražilice jer određene ključne riječi mogu imati različita značenja. Takva metoda mora biti sposobna procijeniti kontekst specifičnih poslovnih dokumenata. Uz nadzornu klasifikaciju dokumenata, korisnik označava skup dokumenata koje automatizirani sustav može koristiti kao model. U metodi bez nadzora, oni su matematički organizirani na temelju sličnih riječi i izraza.
Korisnik ima najveću kontrolu nad klasifikacijom dokumenta kada se koristi klasifikacija temeljena na pravilima. Kontekst, kategorije i pravila kreiraju se prema onome što se ručno unese. Tijekom procesa preuzimanja dokumenta sve se kategorizira prema točnim pravilima koje je korisnik odredio. Kategorije se moraju dodijeliti i tijekom nadzirane metode. Međutim, korak stvarnog pisanja pravila koja bi sustav pretraživanja trebao slijediti dovršava se automatski.
Uz grupiranje dokumenata, koje se naziva i nenadzirana klasifikacija, grupiranje i kategorije se izvode automatski. Nema ručnog unosa pravila, što može biti i korisno i štetno. Ovaj proces štedi vrijeme jer nije potrebno pisati pravila, a često se pronađu slični dokumenti koji se u početku nisu smatrali sličnima. Nedostatak je u tome što se dokumenti mogu pojaviti zajedno koji izvorno nisu trebali biti u istoj kategoriji. Automatiziraniji pristup također opterećuje računalne sustave.
Kako bi pronašli ravnotežu između dvije različite metode, računalni stručnjaci osmislili su metodu polunadzirane klasifikacije dokumenata. Dokumenti koji su ručno kategorizirani kombiniraju se s skupovima dokumenata koji nisu označeni. Programi koji mogu povezati informacije iz oba koriste podatke kako bi naučili kako je svaki dokument klasificiran. Dohvaćanje informacija potpomognuto je određenom kontrolom nad procesom klasifikacije. Grupiranje dokumenata postaje učinkovitije kada se fraze mogu koristiti za njihovo grupiranje, kao što je grupiranje sufiksnog stabla, posebno za dokumente koji se pohranjuju na mreži.
Informacijska znanost istražila je različite načine kako da rudarenje podataka učini učinkovitijim. Većina tvrtki spojena je na internet, pa web rudarenje mora oduzimati što manje vremena kako bi se mogli pronaći relevantni dokumenti. Računalni znanstvenici također su stvorili nekoliko različitih algoritama za hijerarhijsko organiziranje dokumenata. Svaki je učinkovit na svoj način, a klasifikacija dokumenata se nastavlja proučavati i definirati različitim softverskim programima i prilagođenim korporativnim metodama.