Knjiga zaliha je detaljna evidencija koju vodi tvrtka za praćenje kretanja zaliha. To se može primijeniti na popis proizvoda ili popis dionica i njihovih vlasnika. Namjerano značenje obično je jasno iz konteksta. U oba slučaja, zapis se može koristiti u poreznim izjavama i drugim financijskim izvješćima uz stvaranje korisnog izvora za internu referencu, gdje bi ljudi možda željeli imati detaljne informacije o trenutnim zalihama.
U smislu inventara, knjiga zaliha bilježi primljene i prodane proizvode. Kada pošiljke stignu, osoblje može unijeti važne detalje, uključujući broj proizvoda, vrijednost i datum dolaska. Knjiga može sadržavati odjeljak koji treba zabilježiti kada se materijali stavljaju na prodaju. U trenutku prodaje, knjiga zaliha može se ažurirati kako bi odražavala nove informacije. Ove evidencije pomažu tvrtkama u praćenju kretanja zaliha kako bi mogle donijeti odluke o tome što i kada kupiti.
Češće se ovaj izraz koristi za raspravu o evidenciji dioničara. Tvrtke koje izdaju dionice moraju voditi knjigu s trenutnim podacima o vlasništvu. To ide u prilog dioničarima, koji žele biti sigurni da su oni upisani vlasnici, posebno u slučaju dividende kada tvrtka isplaćuje svim osobama navedenim u knjizi. Osim toga, tvrtke bi možda željele moći pratiti tko posjeduje dionice kako bi otkrile trendove poput nekoga tko pokušava kupiti kontrolni udio.
Poduzeća kojima se javno trguje podliježu brojnim propisima koji štite dioničare i širu javnost. To uključuje odredbe u vezi s knjigama zaliha. Tvrtka će možda morati slijediti određeni format i uključiti određene informacije. Regulatori mogu tražiti da pregledaju dokumentaciju kao što je knjiga zaliha kako bi potvrdili da je točna i potražiti probleme poput sukoba ili zastarjelih informacija. Dioničari također moraju dobiti informacije o tome kako ažurirati svoju registraciju kako bi mogli tražiti od tvrtke da promijeni podatke kada kupuju ili prodaju dionice.
Tvrtke obično određuju člana osoblja ili odjel za upravljanje komunikacijom i administracijom dioničara. To uključuje ažuriranje knjige dionica, praćenje potraživanja u vezi s izgubljenim i ukradenim certifikatima i davanje dioničarima publikacija na zahtjev. Oni koji imaju udjele u društvu imaju pravo pregledavati određene financijske dokumente, primati godišnja izvješća i tražiti informacije o tome tko je trenutno na čelu i gdje se tvrtka nalazi. Određivanje odjela za pružanje ovih usluga može pomoći u usklađivanju s propisima.