Knjiga obveza prema dobavljačima je popis računa s informacijama o novcu koji se duguje dobavljačima, dobavljačima i drugim tvrtkama. Tvrtke koriste ovu knjigu za odvajanje kratkoročnih financijskih obveza od većeg dijela svoje glavne knjige. Poduzeća mogu imati nekoliko različitih financijskih računa u svojoj knjizi obveza, ovisno o veličini njihovog poslovanja. Veće tvrtke obično zapošljavaju računovodstvene službenike za upravljanje informacijama o svojim obvezama.
Obveze prema dobavljačima vrlo su cikličan proces u računovodstvenom sustavu poduzeća. Računovodstveni službenici često moraju pregledati obilne količine papirologije kada vode knjigu obveza. Eksterni dokumenti o obvezama uključuju račune dobavljača ili dobavljača, mjesečne račune i drugu dokumentaciju koja zahtijeva plaćanje robe ili usluga. Podaci iz ovih vanjskih dokumenata sadržani su u knjizi obveza poduzeća. Većina tvrtki postavlja rokove plaćanja za te vanjske dokumente. Kontrolori i računovodstveni nadzornici pokrenut će rasporede iz sustava potraživanja tvrtke kako bi utvrdili koje fakture trenutno zahtijevaju plaćanje.
Tvrtke također koriste interne dokumente za upravljanje informacijama o obvezama. Narudžbenice su najčešći interni dokument koji se odnosi na sustav potraživanja poduzeća. Narudžbenice sadrže specifične informacije o ovlaštenim kupnjama robe ili usluga. Ove informacije sadržane su u knjigovodstvu potraživanja tvrtke tako da računovodstveni službenici mogu uskladiti fakture dobavljača s narudžbenicama. Usklađivanje faktura dobavljača s internim narudžbenicama osigurava da tvrtka ima svu potrebnu papirologiju za usporedbu i pregled stavki obveza prema dobavljačima. Narudžbenice također predstavljaju internu kontrolu za usklađivanje količine primljenih artikala, iznosa u dolarima za proizvode i drugih informacija koje odgovaraju prethodno dogovorenim informacijama.
Glavna knjiga tvrtke obično će uključivati zbirnu ukupnu knjigu potraživanja poduzeća. Informacije u glavnoj knjizi tvrtke koriste se za izradu financijskih izvještaja tvrtke. Umjesto da uključuju velike količine informacija koje se odnose na poslovanje, tvrtke koriste pod-knjige (kao što su obveze prema dobavljačima) za čuvanje detaljnih informacija izvan glavne knjige. Tvrtke će na kraju svakog obračunskog razdoblja pripremati financijska izvješća na temelju informacija sadržanih u glavnoj knjizi.
Podaci o obvezama navedeni su u bilanci društva. Budući da su obveze prema računu financijska obveza, račun će obično sadržavati kreditno stanje. Računi s kreditnim stanjem u računovodstvu uključeni su u podatke o obvezama društva u njihovoj bilanci. Obveze prema dobavljačima su kratkoročne obveze i obično će biti navedene u tekućim obvezama tvrtke. Vanjski poslovni dionici često uspoređuju kratkoročne financijske obveze poduzeća s kratkoročnom imovinom. Ova će usporedba pomoći dionicima da utvrde ima li tvrtka dovoljno novca da potraživanja može platiti svoje obveze.