Knjiga o kupnji je evidencija koju tvrtka vodi u računovodstvene svrhe o svim izvršenim plaćanjima i novcu koji trenutno duguje vjerovnicima. Svrha toga je voditi točnu evidenciju i biti svjestan koliko novca se duguje u bilo kojem trenutku. U prošlosti su se knjige kupnji vodile ručno, ali sada većina velikih tvrtki koristi računalne knjige za vođenje svojih zapisa. Uobičajeno je da knjiga kupnje sadrži pojedinačne račune za svakog poslovnog dobavljača zajedno sa saldom koji se duguje svakom od njih.
Vođenje uspješnog poslovanja zahtijeva marljivo vođenje evidencije, budući da se plaćanja i primici plaćanja odvijaju često mahnitom tempom svaki dan. Poduzeće koje izgubi pojam o dolasku i odlasku tih novca riskira da će ostati kratak kada dođe vrijeme za podmirenje svojih dugova. Iz tog razloga, knjiga kupnje vodi se s posebnom namjerom praćenja obavljenih plaćanja i novca koji se duguje onima koji posluju s robom i uslugama.
Poduzeća obično stupaju u odnos s dobavljačima na temelju kredita, što znači da nijedno plaćanje zapravo ne mijenja vlasnika u trenutku kupnje, već se novac duguje dobavljačima kako bi se platio kasnije. Potrebno je znati koliko novca se duguje svakom dobavljaču, a knjiga kupnje rješava ovaj problem. Svaki pojedinačni dobavljač obično je predstavljen u knjizi vlastitim računom, koji bilježi izvršene kupnje, sva plaćanja koja je tvrtka izvršila za te kupnje i nepodmireni dug prema dobavljaču.
Za tvrtke je mudro redovito ažurirati svoju knjigu kupnji kako bi pomno pratili koliko novca duguju vjerovnicima. Osim toga, neophodan je sustav za vođenje evidencije koji je lako pratiti kako zabuna ne bi rezultirala isplatom premalo ili čak previše dobavljačima u određenom trenutku. To se može postići numeriranjem svake kupnje i plaćanja tako da ih je lako locirati i identificirati.
Sve ovo vođenje evidencije poduzećima je uvelike olakšano napretkom računalne tehnologije. Softver je lako dostupan koji u biti djeluje kao digitalna knjiga kupnje, s uplatama i kupnjama koje se bilježe uz samo nekoliko jednostavnih pritisaka na tipku. Čak i ako je tvrtka kompjutorizirala svoje zapise o plaćanjima i kupnjama, i dalje mora biti pozorna oko ažuriranja unosa kako ne bi došlo do datuma u evidenciji.